Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. musi się odbyć w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W przypadku spółki z o.o., w której rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym powinno się zatem odbyć do dnia 30 czerwca każdego roku. Zatem jeśli rok bilansowy zakończył się w w Waszej spółce 31 grudnia to najpóźniej na dzień 30 czerwca następnego roku zwołujecie zwyczajne zgromadzenie wspólników.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Dlaczego o tym piszę i przypominam? Dlatego, że wciąż istnieją spółki z o.o., których zarząd nie ma pojęcia, że jest coś takiego jak zwyczajne zgromadzenie wspólników.

Jeśli mają porządną obsługę księgową to raczej nie muszą się martwić o terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego. Często też poza sporządzeniem sprawozdania dostają wskazówki co do dalszego działania, tj. o obowiązku złożenia dokumentów rocznych do KRS. Niestety wciąż w wielu przypadkach zwyczajne zgromadzenie wspólników kończy się na podpisaniu protokołu zwyczajnego zgromadzenia sporządzonego przez księgową. A czasem jedynie podpisaniem 2 uchwał, które musicie złożyć do KRS.

Jeśli protokół nie zawiera błędów to pół biedy. Niestety często protokół jest pełen błędów, a wy nie do końca wiecie po co to wszystko. Jaki to ma sens i czemu ma służyć.

Swoimi wpisami blogowymi chcę Wam pokazać, że można inaczej i że można nauczyć się jak działa spółka i dlaczego pewne czynności i działania są wymagane przepisami.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być przynajmniej:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania z działalności spółki
• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium.

Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników

To zarząd w spółce odpowiada za zwołanie i odbycie zgromadzenia wspólników. To na zarządzie spoczywa obowiązek dopilnowania, aby wszystko odbyło się w terminie, a także aby wspólnicy mieli możliwość zapoznania się z dokumentacją będącą przedmiotem zgromadzenia.

Zarząd dokonuje zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników wysyłając zaproszenia za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich do wszystkich wspólników. Wspólnicy nie muszą potwierdzać ich otrzymania, aby zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia mogło być uznane za prawidłowe. Zawiadomienia są uważane za skuteczne, jeśli zostały nadane prawidłowo i w terminie. Musicie jednak pamiętać, aby ustalić aktualne adresy wspólników.

Zarząd przede wszystkim związany jest adresem wspólnika zamieszczonym w księdze udziałów. Zamiast listu poleconego lub przesyłki kurierskiej, zawiadomienie mona również wysłać mailem, jeśli wspólnik wyraził na to pisemną zgodę oraz podał adres poczty mailowej.

Poza wyżej wskazanymi sposobami zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, możecie również dokonać zawiadomienia wspólnika o zgromadzeniu poprzez wręczenie mu osobiście zawiadomienia w wymaganym terminie. Pamiętajcie jedynie o to, aby mieć potwierdzenie, że doszło do wręczenia takiego zawiadomienia.

Zawiadomienia o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników wysyłacie co najmniej 2 tygodnie przed terminem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jeżeli zatem zgromadzenie zwołujecie na 28.06.2024 r. (piątek) to zawiadomienia wysyłacie najpóźniej 13.06.2021 r. (czwartek). Przy obliczaniu terminu wlicza się dzień wysłania zawiadomienia, a termin dwutygodniowy musi upłynąć w dniu poprzedzającym dzień zaplanowanego zgromadzenia wspólników.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania

Zwyczajne zgromadzenie wspólników może odbyć się w trybie art. 240 k.s.h., czyli bez formalnego zwołania. W małych nieskonfliktowanych spółkach z o.o. ten tryb wspólnicy i zarząd wykorzystują najczęściej. Musicie jedynie pamiętać o spełnieniu kilku warunków.

Tym najważniejszym jest reprezentacja całego kapitału zakładowego spółki, czyli obecność wszystkich wspólników, ewentualnie ich pełnomocników.

Warunkiem zdolności do podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników, które odbywa się bez formalnego zwołania, jest brak sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub poszczególnych punktów porządku obrad. W przypadku zgłoszenia chociażby jednego sprzeciw dotyczący odbycia zgromadzenia, traci ono zdolność do podejmowania uchwał. Natomiast sprzeciw zgłoszony tylko do poszczególnej sprawy oznacza, że ta sprawa nie może być głosowana, a tylko pozostałe objęte porządkiem obrad.

Porządek obrad może być zaproponowany przed zgromadzeniem lub na zgromadzeniu wspólników, a następnie na zgromadzeniu zmieniony zgodnie z wolą wspólników na nim obecnych.

Nieformalne zgromadzenie wspólników ma te dodatkowe zalety, że zwołujecie je w terminie krótszym niż wymagane dwa tygodnie. Może być z dnia na dzień, wystarczy że wszyscy wspólnicy się na to zgodzą. Ponadto w innej niż wymagana formie. W przepisie brak przykładowego katalogu możliwości nieformalnego zwołania zgromadzenia wspólników. A to oznacza, że to od zarządu i panujących w spółce zwyczajów zależy jak do tego dojdzie.

Możecie zdecydować o odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników podczas spotkania, na którym są wszyscy wspólnicy lub cały kapitał jest reprezentowany. Ważność takiego zgromadzenie nie jest uzależniona od osobistej obecności każdego wspólnika. W grę wchodzi również jego reprezentacja przez pełnomocnika. Zatem jako członek zarządu możesz doprowadzić do odbycia zgromadzenia zawiadamiając wszystkich wspólników telefonicznie, sms-em, mailowo, messengerem, faxem, ustnie osobiście lub w innej możliwej dostępnej formie.

Ebook Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. w sprzedaży

Przy okazji przypominam, iż w ostatni piątek 7 czerwca swoją premierę miał ebook Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. Od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.

Ebooka napisałam prostym i zrozumiałym językiem. Poza samą treścią zamieszczoną w ebooku znajdziecie 18 załączników ze wzorami dokumentów niezbędnych do zatwierdzenia roku obrotowego w spółce z o.o. tego wcześniej nie było.

W pakiecie znajdziecie zatem ebooka w formacie pdf, który ma 122 strony oraz 18 załączników ze wzorami dokumentów.

Ebook do dnia 30 czerwca 2024 r. (włącznie) będzie do nabycia w cenie promocyjnej 277 zł. Od dnia 1 lipca 2024 r. będzie w stałej sprzedaży w cenie 399 zł.

Jeszcze w czerwcu w sprzedaży pojawi się możliwość zakupu ebooka bez załączników, jak i możliwość zakupu samych załączników bez ebooka.

Zerknijcie na stronę sklepu i koniecznie sprawdźcie spis treści i listę załączników. Jeśli jest to coś, czego akurat potrzebujecie to zapraszam do zakupów.

*******************************************

#autopromocja #markawłasna

Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również Protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania z dodatkowymi dokumentami

Zapraszam również na bloga zarząd w spółce z o.o. i bloga Likwidacja spółki z o.o.