Odcinek 44: Umowy między spółką z o.o. a jej jedynym wspólnikiem i członkiem zarządu – kiedy potrzebny jest notariusz?

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was w 44. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

Dziś zajmiemy się tematem, który – choć może wydawać się niszowy – w praktyce pojawia się zaskakująco często.

Chodzi o sytuację, w której umowę ze spółką zawiera jej jedyny wspólnik, który jednocześnie jest jedynym członkiem zarządu.

Brzmi jak formalność? Nic bardziej mylnego.

W takich przypadkach obowiązują szczególne zasady – a kluczową rolę odgrywa art. 210 §2 k.s.h.

Co więcej, brak zachowania wymaganej formy może prowadzić do nieważności umowy, nawet jeśli strony działały w dobrej wierze.

W tym odcinku wyjaśnię:

• dlaczego w tych sytuacjach potrzebny jest akt notarialny
• jaką rolę pełni notariusz i co dzieje się, gdy przepis zostanie zignorowany
• oraz jakie błędy wciąż zdarzają się w praktyce i jak ich uniknąć.

Zostańcie ze mną – będzie konkretnie i bardzo praktycznie.

Umowy między spółką z o.o. a jej jedynym wspólnikiem i członkiem zarządu

Dziś opowiem o czymś, co w praktyce pojawia się zaskakująco często, a niestety równie często bywa pomijane – czyli o umowach zawieranych między spółką z o.o. a jej jedynym członkiem zarządu, który jednocześnie jest… jedynym wspólnikiem tej spółki.

Z pozoru wydaje się, że taka umowa to nic trudnego – wystarczy spisać ją na papierze, podpisać z jednej i z drugiej strony i gotowe.

No właśnie… nie.

W takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma art. 210 §2 k.s.h., o którym – niestety – wiele osób po prostu nie wie.

Zanim przejdę do przykładów, posłuchajcie samego przepisu – jego treść mówi wszystko:

Art. 210 §2 k.s.h.
W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 §1 (dopisek autorki: mówi on o oświadczeniach jedynego wspólnika), jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu §1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności notariusz zawiadamia sąd rejestrowy przez system teleinformatyczny.

Ten przepis to wyjątek od zasady ogólnej zawartej w §1 tego samego artykułu, której poświęciłam 43 odcinek podcastu.

Tam mówiłam, że w umowach pomiędzy spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników.

Ale – i tu ważne „ale” – jeśli mamy do czynienia z jednoosobową spółką z o.o., w której jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, ta zasada już nie działa.

Wtedy – i tylko wtedy – mamy zupełnie inne reguły gry.

Co to oznacza w praktyce?

Taka osoba – czyli jedyny wspólnik i jednocześnie jedyny członek zarządu – może zawrzeć umowę ze swoją spółką, ale pod warunkiem, że zrobi to w formie aktu notarialnego.

To może być dowolna umowa: najmu, zlecenie, o dzieło, zarządzanie, … albo nawet wypowiedzenie umowy. Nieważne jaka – jeśli nie została zawarta u notariusza, jest po prostu nieważna.

Wyjątek przewidziano dla umów zawieranych przez system S24 – tam obowiązuje specjalny wzorzec i nie potrzeba aktu notarialnego. Ale oczywiście nie znajdziecie tam wszystkich możliwych umów, więc posłuchajcie dalej.

Dlaczego ten przepis jest aż tak istotny?

Bo chodzi tu o zabezpieczenie spółki i obrotu gospodarczego.

Kiedy ktoś podpisuje umowę sam ze sobą, nietrudno o nadużycia albo niekorzystne zapisy – czy to celowe, czy przypadkowe.

Notariusz działa tu jako bezstronny kontroler: jeśli coś w umowie będzie niezgodne z prawem – nie sporządzi aktu.

A jeśli wszystko jest w porządku – po prostu przekazuje wypis do sądu rejestrowego.

Zresztą, zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności niezgodnej z prawem, a także czuwać nad interesami stron.

Ale pamiętajcie: notariusz nie ocenia treści umowy z punktu widzenia korzyści ekonomicznych. On nie oceni, czy dana umowa np. o dzieło jest dla spółki korzystna – to już należy do wspólnika, czyli zarządcy, który de facto sam sobie musi zaufać.

Co ciekawe – to nie dotyczy tylko umów

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2020 r., sygn. akt I CSK 802/18 – akt notarialny potrzebny jest nawet wtedy, gdy jedyny członek zarządu – czyli jedyny wspólnik – chce złożyć rezygnację z funkcji członka zarządu. 

Zresztą powyższe stanowisko wyraził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 17 września 2021 r., sygn. akt IV CSKP 23/21 stwierdzając, iż:

Do skutecznego złożenia spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oświadczenia o rezygnacji z członkostwa w zarządzie przez jedynego członka zarządu, który jest też jedynym wspólnikiem tej spółki, konieczne jest zachowanie warunków i formy oświadczenia przewidzianych w art. 210 § 2 k.s.h. W takiej sytuacji interesy osób trzecich chroni tu obowiązująca bez wyjątku, bez względu na rodzaj i wartość czynności, forma aktu notarialnego.

Tak – nawet wtedy, kiedy po prostu członek zarządu chce zrezygnować, musi zrobić to przed notariuszem. I notariusz zawiadamia o tym sąd.

Powód? Chodzi o zapewnienie ciągłości nadzoru i bezpieczeństwa obrotu, żeby spółka nie została bez zarządu i bez wiedzy KRS.

Ciekawostka – co z umową o pracę?

Teoretycznie w k.s.h. nie ma zakazu zawierania umowy o pracę przez jedynego wspólnika z własną spółką. Ale w praktyce orzecznictwo – i to dość konsekwentnie – uznaje, że w takich przypadkach nie da się mówić o podporządkowaniu pracowniczym, które jest przecież fundamentem stosunku pracy.

W skrócie – taka umowa jest mocno wątpliwa, a ZUS i sądy pracy zapewne ją podważą.

Czy da się to obejść?

Czasem pojawia się pomysł, by jedyny wspólnik udzielił pełnomocnictwa innej osobie, która w jego imieniu podpisze umowę z jego spółką.

Wtedy on sam podpisuje jako członek zarządu spółki, a jego pełnomocnik – jako kontrahent.

To możliwe, o ile zachowamy wszystkie inne wymogi, w tym akt notarialny.

Ale – szczerze – w praktyce to raczej wyjątek niż reguła.

Zwyczajnie, jeśli chcecie uniknąć umowy w formie aktu notarialnego, w spółce musi być przynajmniej 2 członków zarządu lub przynajmniej 2 wspólników. 

Przestrogi i rekomendacje

1. Nie lekceważcie formy aktu notarialnego. Brak aktu = czynność nieważna. To nie jest drobna formalność, tylko kluczowy wymóg, którego złamanie niesie poważne konsekwencje.
2. Nie zakładajcie, że „jakoś to będzie”. Wiele umów zawieranych w zwykłej formie po latach okazuje się nieważnych – np. w trakcie kontroli, sporu sądowego albo przy likwidacji spółki. Aktu notarialnego nie zrobicie z datą wsteczną!
3. Skonsultujcie się z prawnikiem. Zawsze warto sprawdzić, czy Wasza umowa z własną spółką rzeczywiście spełnia wymogi prawne – zanim ją podpiszecie, nie po fakcie.
4. Pamiętajcie o odpowiedzialności za działanie na szkodę spółki. Nawet jeśli jesteście jedynym wspólnikiem – spółka to odrębna osoba prawna. Wasze działania mogą mieć konsekwencje prawne i finansowe.
5. Uważajcie przy rezygnacji z funkcji członka zarządu. Tego też nie da się zrobić „ot tak” – musi być akt notarialny, inaczej rezygnacja będzie nieskuteczna.

Mam nadzieję, że ten odcinek pomoże Wam uporządkować temat i – być może – uniknąć poważnych błędów.

A jeśli macie pytania albo tematy, które Was szczególnie interesują – piszcie do mnie, chętnie je poruszę w podcaście.

***

Jeśli macie ochotę zgłębić więcej tematów związanych ze spółką z o.o., zapraszam na stronę  projektspolkazoo.pl.

Czekają tam na Was linki do moich blogów, profili w mediach społecznościowych, możliwość zapisania się na newsletter oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Na stronie znajdziecie również sklep z e-bookami, checklistami i gotowymi wzorami dokumentów – wszystko stworzone z myślą o praktycznym wsparciu spółek z o.o.

Zachęcam też do subskrypcji mojego kanału na YouTube oraz podcastu w ulubionej aplikacji – dzięki temu nie przegapicie żadnego nowego odcinka.
Wszystkie przydatne linki, jak zawsze, znajdziecie w opisie pod nagraniem.

Jeśli ten odcinek okazał się pomocny – dajcie znać!
Wasze komentarze, polubienia i udostępnienia naprawdę pomagają mi dotrzeć z podcastem do szerszego grona odbiorców.