Odcinek 45: Kto udziela urlopu członkowi zarządu

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was w 45. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

Jest lipiec, czas wakacji, a ja – być może dokładnie w momencie, gdy tego słuchacie – jestem na urlopie.

Regeneruję się, odpoczywam… i przy okazji planuję kolejne odcinki.

Już we wrześniu zaczynam nagrania z gośćmi – ekspertami, którzy na co dzień pracują ze spółkami z o.o.

Będziemy rozmawiać o praktycznych aspektach ich działania, z perspektywy codziennej pracy, realnych wyzwań i doświadczeń.

Zapowiada się naprawdę ciekawie!

A skoro już jesteśmy w wakacyjnym klimacie, to dzisiejszy temat idealnie wpisuje się w letni czas: kto właściwie udziela urlopu członkowi zarządu?

Czy może to zrobić sam?

Czy potrzebna jest uchwała, zgoda wspólników, a może rada nadzorcza?

A co jeśli zarząd jest jednoosobowy?

Zaraz wszystko wyjaśnię – będzie konkretnie i z przykładami.

Zostańcie ze mną!

***

Zdarza się, że członek zarządu pełni swoją funkcję na podstawie umowy o pracę – i choć to nie jest moim zdaniem rozwiązanie idealne, to jest bardzo powszechne.

Tyle tylko, że gdyby członek zarządu był „zwykłym” pracownikiem, to nie byłoby żadnego problemu. Wystarczy podpis przełożonego i po sprawie.

Ale co, jeśli sam członek zarządu jest tym przełożonym?

Albo wręcz – jedynym członkiem zarządu?

No i właśnie tutaj pojawia się klasyczny dylemat: kto reprezentuje spółkę wobec członka zarządu?

W przypadku wielu czynności – jak np. zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu – przepisy k.s.h., a konkretnie art. 210 § 1, mówią jasno: potrzebny jest pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników lub działania rady nadzorczej.

Niektórzy próbują przenieść tę samą zasadę również na sytuację udzielania urlopu.

Ale… czy słusznie?

Z pomocą przychodzi tu orzecznictwo. I tak – Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lutego 2003 r. sygn. I PK 159/02 orzekł, że:

Udzielenie urlopu wypoczynkowego członkowi zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez innego członka tego zarządu jest skuteczne i nie wymaga zatwierdzenia przez radę nadzorczą.

Czyli – jeśli w zarządzie zasiada więcej niż jedna osoba, to jeden członek zarządu może drugiemu udzielić urlopu.

I nie potrzeba do tego ani uchwały wspólników, ani działania rady nadzorczej.

To stanowisko znajduje też potwierdzenie w jednym ze starszych orzeczeń SN z 1998 roku (SN z dnia 17 lutego 1998 r. I PKN527/97) – wtedy Sąd Najwyższy również uznał, że udzielanie urlopu mieści się w granicach zwykłego zarządu i może być dokonane przez członka zarządu w imieniu pracodawcy.

Ale… co w sytuacji, gdy zarząd jest jednoosobowy?

No właśnie – to najczęstszy przypadek budzący wątpliwości. Bo czy można samemu sobie udzielić urlopu?

Moim zdaniem – tak. Jeśli taka osoba ma zawartą umowę o pracę i przysługuje jej prawo do urlopu wypoczynkowego, to może samodzielnie zdecydować o terminie jego wykorzystania.

Ale oczywiście – to nie oznacza, że może po prostu zniknąć na dwa tygodnie bez słowa.

Taki jednoosobowy zarząd musi:

• zadbać, by nieobecność nie zakłóciła działania spółki
• zorganizować zastępstwo, jeśli to konieczne
• i zapewnić ciągłość komunikacji oraz zarządu nad bieżącymi sprawami spółki.

Może to zrobić samodzielnie, bez dodatkowych formalności – o ile podejdzie do tematu odpowiedzialnie.

W tym miejscu chciałabym wspomnieć o wyroku Sądu Najwyższego z 27 października 2021 r. (II PSKP 70/21). Sprawa dotyczyła członkini zarządu, która została zwolniona dyscyplinarnie – m.in. za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Ona sama twierdziła, że przebywała wtedy na urlopie… który udzieliła sobie sama.

Sąd uznał jednak, że nie miała prawa tego zrobić.

Dlaczego?

Bo – jak stwierdził SN – udzielenie urlopu to jednostronna czynność pracodawcy.

A skoro pracodawcą jest spółka, to taka decyzja musi pochodzić od zarządu jako organu – albo od osoby wyraźnie do tego upoważnionej.

Samodzielne udzielenie sobie urlopu przez członka zarządu nie spełnia tego kryterium.

Tym bardziej że nie była ona jedynym członkiem zarządu. 

Co ciekawe, Sąd dodał też, że jeżeli taka praktyka była wcześniej tolerowana, to może to mieć znaczenie dla oceny winy pracownika – ale nie zmienia to faktu, że formalnie samoudzielenie urlopu nie jest zgodne z prawem.

To ważne, zwłaszcza w kontekście odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Dlatego warto w tym miejscu przejść do kilku praktycznych przestróg i dobrych zasad działania:

Po pierwsze – nie przenośmy bezrefleksyjnie art. 210 §1 k.s.h. na urlopy.

Ten przepis dotyczy czynności prawnych – takich jak np. zawieranie umów. Tymczasem udzielenie urlopu to decyzja kadrowa, mieści się w ramach zwykłego zarządu i ma inny charakter.

Po drugie – prowadźmy dokumentację.

Jeśli członek zarządu sam sobie udziela urlopu – np. w zarządzie jednoosobowym – warto to udokumentować.

Wystarczy wewnętrzny wniosek o urlop, podpisany i złożony do akt osobowych.

Taka forma będzie pomocna przy ewentualnej kontroli.

Po trzecie – współpracujmy w ramach zarządu.

Jeśli zarząd jest wieloosobowy, dobrze jest ustalić wewnętrzną procedurę urlopową: kto komu udziela urlopu, kto odpowiada za zastępstwo, jak wygląda dokumentowanie decyzji.

Dzięki temu unikniemy nieporozumień i zadbamy o przejrzystość.

Na koniec – krótkie podsumowanie:

• Członkowi zarządu może udzielić urlopu inny członek zarządu – to bezpieczne i poparte orzecznictwem SN.
• W zarządzie jednoosobowym sytuacja jest bardziej wrażliwa – samodzielne udzielenie sobie urlopu budzi wątpliwości prawne, choć w praktyce bywa stosowane. Lepiej jednak zadbać o udokumentowanie decyzji i rozsądne działanie.
• Nie trzeba angażować rady nadzorczej ani zgromadzenia wspólników – o ile nie wchodzimy na grunt czynności prawnych.
• I najważniejsze – dbajmy o dokumentację i praktykę zgodną z zasadami kadrowymi. To oszczędzi wielu kłopotów – i to nie tylko przy okazji urlopów.

***

Jeśli macie ochotę zgłębić więcej tematów związanych ze spółką z o.o., zapraszam serdecznie na projektspolkazoo.pl.

Czekają tam na Was linki do moich blogów, profili w mediach społecznościowych, możliwość zapisania się na newsletter oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Na stronie znajdziecie również sklep z e-bookami, checklistami i gotowymi wzorami dokumentów – wszystko stworzone z myślą o praktycznym wsparciu właścicieli i zarządów spółek.

Zachęcam też do subskrypcji mojego kanału na YouTube oraz podcastu w ulubionej aplikacji – dzięki temu nie przegapicie żadnego nowego odcinka.

Wszystkie przydatne linki, jak zawsze, znajdziecie w opisie pod nagraniem.

Jeśli ten odcinek okazał się pomocny – dajcie znać!

Wasze komentarze, polubienia i udostępnienia naprawdę pomagają mi dotrzeć z podcastem do szerszego grona odbiorców.