Odcinek 51: Po co spółce z o.o. księgowa?

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was bardzo serdecznie w 51. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

Dziś porozmawiamy o jednym z najważniejszych tematów, z którym prędzej czy później spotyka się każdy, kto prowadzi spółkę z o.o. – o księgowej. A dokładniej: po co spółce z o.o. księgowa, czym się zajmuje i jak mądrze wybrać osobę albo biuro rachunkowe do współpracy.

Zaczynamy!

***

Dlaczego księgowa od razu po założeniu spółki?

Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość – od pierwszego dnia swojego istnienia.

To nie jest KPiR, dobrze znana wielu osobom z jednoosobowej działalności gospodarczej.

Pełna księgowość to znacznie bardziej rozbudowany system ewidencji: bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdania finansowe, obowiązek raportowania do urzędów czy pliki JPK.

Dlatego już na starcie – a najlepiej jeszcze przed rejestracją spółki – warto zacząć rozglądać się za księgową. To właśnie ona pomoże uniknąć błędów, które mogą kosztować czas, nerwy, a nawet pieniądze w razie kontroli.

Od razu chcę coś zaznaczyć: prawo nie nakłada na spółki z o.o. obowiązku zatrudnienia księgowej ani podpisania umowy z biurem rachunkowym.

Formalnie można prowadzić księgi samemu – pod warunkiem że ma się odpowiednią wiedzę i doświadczenie.

Ale jeśli tej wiedzy nie macie, to współpraca z doświadczoną księgową naprawdę ułatwia życie i daje poczucie bezpieczeństwa w rozliczeniach z urzędem skarbowym czy ZUS-em.

Pełna księgowość spółki z o.o. jest zdecydowanie trudniejsza i bardziej czasochłonna niż uproszczona księgowość jednoosobowej działalności.

Kim jest księgowa i czym się zajmuje?

Księgowa to osoba, która zawodowo zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, czyli formalnej dokumentacji finansowej firmy.

W praktyce odpowiada za to, aby wszystkie przychody, koszty, podatki, wynagrodzenia i inne operacje gospodarcze były prawidłowo zapisane i rozliczone zgodnie z przepisami.

Czym zajmuje się księgowa w spółce z o.o.?

W spółce z o.o. księgowa ma naprawdę dużo pracy, bo pełna księgowość obowiązuje od pierwszego dnia działalności.

To oznacza nie tylko faktury, ale całą formalną dokumentację finansową.

Do jej obowiązków należy m.in.:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• rozliczenia podatkowe,
• obsługa ZUS i pracowników (chyba że zajmuje się tym osobny kadrowiec),
• przygotowywanie sprawozdań finansowych,
• reprezentowanie spółki przed urzędem skarbowym i ZUS-em.

Ale uwaga – księgowa nie jest doradcą podatkowym ani prawnikiem, chyba że ma dodatkowe kwalifikacje.

Jej głównym zadaniem jest prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami, a nie optymalizowanie podatków czy interpretowanie skomplikowanych kwestii prawnych.

Dlaczego nie warto zajmować się księgowaniem samodzielnie?

Oczywiście istnieją programy księgowe. Można kupić abonament i próbować prowadzić księgowość samemu.

Ale pełna księgowość to nie tylko „wrzucanie faktur”. To także znajomość ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego i praktyki raportowania.

Każdy błąd – nawet pozornie drobny – może skończyć się karą finansową albo problemami podczas kontroli.

I co najważniejsze: za księgi rachunkowe odpowiada zarząd spółki, a nie księgowa czy biuro rachunkowe.

Księgowa to wsparcie, ale odpowiedzialność spada na Was jako członków zarządu.

Dlatego samodzielne „rzeźbienie” księgowości w spółce z o.o. to ryzyko, które rzadko się opłaca.

Dlaczego księgowa od JDG to nie zawsze dobry wybór?

Wielu przedsiębiorców ma dobre doświadczenia z księgową przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Ale spółka z o.o. to zupełnie inna rzeczywistość.

To nie jest KPiR – tutaj mamy pełną księgowość, bilanse i sprawozdania.

Dlatego wybierając księgową lub biuro rachunkowe, koniecznie zapytajcie o doświadczenie w prowadzeniu spółek z o.o.

Dobrze jest też sprawdzić, czy ktoś ma doświadczenie w Waszej branży, bo księgowość w IT różni się od tej w handlu czy w produkcji.

Jak wybrać księgową lub biuro rachunkowe?

Kilka kluczowych kryteriów:

1. Doświadczenie w spółkach z o.o. – absolutny must have.
2. Doświadczenie branżowe – szczególnie jeśli branża ma swoją specyfikę.
3. Koszty – dopytajcie nie tylko o miesięczny abonament, ale też o sprawozdanie finansowe. Czasem jest dodatkowo płatne, czasem koszt rozkłada się na cały rok.
4. Dokumentacja – ustalcie, w jaki sposób przekazujecie dokumenty. Dobrze opisane i uporządkowane faktury to mniej pytań i szybsze księgowanie.
5. Komunikacja – dobra księgowa to nie tylko „księgowanie”, ale też partner do rozmowy.
6. Ubezpieczenie OC – zawsze warto sprawdzić, czy księgowa je posiada.

Pytania do księgowej na start

Przygotowałam dla Was checklistę pytań, które pomogą ocenić kompetencje i styl pracy księgowej.

O doświadczenie i kompetencje:

1. Czy ma doświadczenie w obsłudze spółek z o.o.? Ile lat i ilu klientów?
2. Czy obsługuje spółki z Waszej branży?
3. Czy posiada ubezpieczenie OC działalności księgowej?

O zakres usług:
4. Czy miesięczna opłata obejmuje wszystko, czy są dodatkowe koszty (np. sprawozdanie finansowe)?
5. Czy zajmuje się obsługą kadrowo-płacową?
6. Czy reprezentuje spółkę przed urzędem skarbowym i ZUS?
7. Czy oferuje pomoc w przygotowaniu dokumentów i wskazówki, co może być kosztem?

O komunikację:
8. Jak wygląda przekazywanie dokumentów – papierowo, mailem, online?
9. Jak szybko możecie liczyć na odpowiedź na Wasze pytania?
10. Czy dostaniecie regularne raporty dla zarządu – np. zestawienie przychodów, kosztów, podatków?

O procesy i bezpieczeństwo:
11. Jak wygląda archiwizacja dokumentów?
12. Z jakiego oprogramowania korzysta?
13. Jak wygląda procedura w razie kontroli podatkowej?

Dodatkowe (opcjonalne):
14. Czy współpracuje z doradcą podatkowym lub prawnikiem?
15. Jak wygląda rozliczanie transakcji zagranicznych?
16. Czy może pomóc w przygotowaniu polityki rachunkowości spółki?

Dzięki tej liście łatwo sprawdzicie, czy dana księgowa faktycznie zna się na spółkach z o.o., czy raczej działa głównie przy JDG.

Z praktyki

Mam niestety sporo doświadczeń ze spółkami, które trafiły na nieodpowiednią obsługę księgową.

Najczęstszy błąd?

Kierowanie się wyłącznie ceną i brak pytań o doświadczenie w spółkach z o.o.

Opowiem Wam jedną historię ku przestrodze.

Spotkałam spółkę, której księgowa prowadziła księgowość… tak jak w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Klient trafił do mnie w sprawie umowy współpracy. Jak zawsze sprawdziłam KRS i zapisy dotyczące spółki. I okazało się, że od kilku lat nie składano sprawozdań finansowych do KRS.

Prezes był w szoku – twierdził, że nie miał pojęcia, że takie dokumenty są obowiązkowe.

KRS go nie wzywał, więc żył w przekonaniu, że wszystko jest w porządku.

Po rozmowie okazało się, że jego księgową była znajoma, która od lat prowadziła jego JDG. Gdy przeszedł na spółkę z o.o., zaproponowała, że też się tym zajmie.

Problem w tym, że dalej prowadziła księgi według zasad JDG, a nie spółki z o.o.

Udało się uratować sytuację, znaleźć biuro rachunkowe, które nadrobiło kilka lat zaległości i sporządziło sprawozdania.

Nie obyło się bez problemów z urzędami, ale biorąc pod uwagę skalę bałaganu – i tak skończyło się całkiem nieźle.

Dlatego powtarzam: sprawdzajcie, pytajcie, nie odpuszczajcie.

Księgowość w spółce to naprawdę poważna sprawa.

Po co spółce z o.o. księgowa — podsumowanie

Księgowa to nie tylko ktoś, kto wprowadza faktury do systemu.

To partner, który pomaga prowadzić spółkę zgodnie z przepisami i daje bezpieczeństwo.

Im wcześniej znajdziecie odpowiednią osobę i jasno ustalicie zasady współpracy, tym mniej stresu i więcej spokoju dla Waszej spółki.

Pamiętajcie też – cena to nie wszystko. Niska stawka może oznaczać drogie problemy w przyszłości.

To tyle na dziś. Temat księgowości będziemy kontynuować i w jednym z przyszłych odcinków zaproszę eksperta, który opowie, jak wygląda obsługa spółek z o.o. od kuchni.

***

A ja dziękuję Wam za wysłuchanie i do usłyszenia w kolejnym odcinku Projekt spółka z o.o.

A jeśli po tym odcinku czujecie niedosyt – albo macie ochotę zajrzeć głębiej w spółkowe zakamarki – zapraszam na projektspolkazoo.pl.

Znajdziecie tam linki do moich blogów, sklep z e-bookami, checklistami i wzorami dokumentów oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Pamiętajcie, żeby zasubskrybować podcast albo mój kanał na YouTube.

Jak zawsze, wszystkie potrzebne linki zostawiam w opisie.