Sprawozdanie finansowe to nie wszystko. Pamiętajcie o sprawozdaniu z działalności spółki!

Dzisiejszym odcinkiem powracam do tematu obowiązków i odpowiedzialności członków zarządu, tym razem w kontekście sporządzenia sprawozdania z działalności spółki. 

Zainteresowanych zapraszam do odsłuchu.

***

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska, radczyni prawna, blogerka i od niedawna podcasterka.

Słuchacie podcastu Projekt spółka z o.o., w którym prostym językiem i bez zbędnego prawniczenia opowiadam o spółce z o.o. 

Od kilkunastu lat wspieram prawnie spółki z o.o., zarządy tych spółek, wspólników, prokurentów, rady nadzorcze, obsługę księgową i biura zarządu.

Zapraszam Was do wysłuchania dwudziestego siódmego odcinka podcastu. 

***

Dzisiaj kolejny temat często bagatelizowany przez zarządy spółek. Tym razem nie o sprawozdaniach finansowych, a sprawozdaniach z działalności spółki lub sprawozdaniach zarządu, jak je często nazywacie. 

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności 

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje zarząd spółki z o.o. do sporządzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki za zamknięty rok obrotowy.

O obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego opowiadałam w odcinku 25 podcastu. 

Sprawozdanie z działalności sporządza zarząd w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, czyli w terminie 3 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego. Zatem, jeśli w spółce rok obrotowy pokrywa z kalendarzowym termin mija 31 marca każdego roku.

Czym jest sprawozdanie z działalności?

Wbrew powszechnej opinii, sprawozdanie z działalności nie jest integralną częścią rocznego sprawozdania finansowego, a jego uzupełnieniem.

Do rocznego sprawozdania finansowego dołączacie sprawozdanie z działalności spółki. 

Od razu odpowiem na pytanie, która często pada w kontekście sprawozdania z działalności, a chodzi o wzór powszechnie obowiązujący.

Nie znajdziecie w przepisach zasad sporządzenia sprawozdania z działalności ani wzoru sprawozdania, a jedynie minimalny zakres lub wskazówki jak to sprawozdanie sporządzić. 

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki dotyczy aktywności spółki w zamkniętym ubiegłym roku obrotowym. Nie dotyczy ono wyłącznie spraw związanych z działalnością zarządu, ale odnosi się do funkcjonowania spółki w ciągu całego roku.

Dlatego też w sprawozdaniu dobrze byłoby umieścić informacje o wydarzeniach istotnych dla spółki, a także informacje związane z funkcjonowaniem zarządu, zgromadzenia wspólników oraz rady nadzorczej. 

Celem sprawozdania z jednej strony jest dostarczenie informacji o stanie majątku i sytuacji finansowej spółki w zakończonym roku obrotowym, a z drugiej strony informacji o planach i perspektywie przyszłego rozwoju spółki. 

Sprawozdanie powinno zatem przedstawiać dane istotne dla oceny aktualnej i przyszłej sytuacji spółki. Informacje dotyczące czynników wpływających na rozwój, pozycję finansową oraz dokonania spółki z punktu widzenia oceny przyszłych przepływów pieniężnych.

Ponadto sprawozdanie powinno wyjaśniać i uzupełniać wyniki przedstawione w sprawozdaniu finansowym.

Sprawozdanie jest czymś w rodzaju komentarza zarządu do sprawozdania finansowego w temacie działalności spółki.

Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności spółki?

O tym, co powinno zawierać sprawozdanie z działalności przeczytacie w art. 49 ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie z działalności spółki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o zdarzeniach istotnie wpływających na działalność spółki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, przewidywanym rozwoju spółki, ważniejszych osiągnięciach, aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej czy o czynnikach ryzyka i o potencjalnych zagrożeniach.

Sprawozdanie z działalności sporządzacie w języku polskim oraz walucie polskiej za ten sam okres, za które sporządziliście sprawozdanie finansowe. 

Kiedy zarząd nie musi sporządzać sprawozdania z działalności?

Jak wspomniałam na początku, zarząd spółki jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania z działalności. Ale i tutaj możecie spotkać wyjątki od tej zasady po spełnieniu określonych warunków. Przeczytacie o tym w załączniku nr 4 i nr 5 do ustawy o rachunkowości.

Zarząd może nie sporządzać sprawozdania z działalności, jeśli:

• ma status jednostki mikro lub małej zgodnie z ustawą o rachunkowości
• zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o skorzystaniu z takiej możliwości.

Spółka mikro lub mała może zostać zwolniona z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności pod warunkiem ujawnienia w informacji dodatkowej lub uzupełniającej informacji dotyczących nabycia udziałów własnych.

Jeśli spółki mikro i małe zdecydują się jednak na sporządzenie sprawozdania z działalności, to mogą ograniczyć się do sporządzenia uproszczonego sprawozdania z działalności.

Spółki jako jednostki mikro i małe mają zatem trzy możliwości potraktowania sprawozdania z działalności:

1. mogą sporządzić sprawozdanie w pełnej wersji
2. mogą sporządzić sprawozdanie w wersji uproszonej
3. mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności po spełnieniu określonych warunków.

Pomimo możliwości niesporządzania sprawozdania z działalności spółki, k.s.h. nie został odpowiednio dostosowany pod tym względem i nakłada na zwyczajne zgromadzenie wspólników obowiązek rozpatrzenia i zatwierdzenia tego sprawozdania.

Dlatego warto w protokole zwyczajnego zgromadzenia zawrzeć informację, iż zgromadzenie wspólników na podstawie ustawy o rachunkowości  podjęło uchwałę o niesporządzaniu sprawozdania, wobec tego zarząd nie miał obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności. Jest wówczas szansa na uniknięcie wezwania przez KRS do złożenia zaległego sprawozdania z działalności spółki.

W jakiej formie sporządzić sprawozdanie z działalności? Kto podpisuje sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności spółki sporządzacie w formie elektronicznej (np. w formacie xml, doc, docx, pdf) i podpisujecie podpisem elektronicznym profilem zaufanym, kwalifikowanym lub osobistym.

Sprawozdanie z działalności podpisuje cały zarząd w składzie aktualnym na dzień podpisania sprawozdania.

W praktyce oznacza to, że obowiązek sporządzenia sprawozdania może spaść na nowy zarząd, który nie pełnił funkcji w zamknięty roku obrotowym. 

Tutaj, podobnie jak przy podpisywaniu sprawozdania finansowego, obowiązują te same zasady, jeśli chodzi o podpisanie. 

Sprawozdanie z działalności podpisują wszyscy członkowie zarządu spółki, albo co najmniej jeden członek zarządu.

Złożenie podpisu pod sprawozdaniem oznacza, że osoba je podpisująca potwierdza zgodność sprawozdania z wymaganiami ustawy o rachunkowości.

Zatem może się zdarzyć przypadek, iż członek zarządu nie będzie chciał podpisać sprawozdania.

Niezależnie od przyczyny, taka odmowa złożenia podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia i wyjaśnienia podjęcia takiej decyzji.

Pamiętajcie, że czym innym jest odmowa podpisania sprawozdania, a czym innym brak możliwości podpisania sprawozdania elektronicznie przez członka zarządu. Może się zwyczajnie zdarzyć, że członek zarządu nie ma podpisu elektronicznego.

Członkowie zarządu, którzy nie podpiszą elektronicznie sprawozdania muszą wówczas złożyć oświadczenia, że sprawozdanie z działalności spełnia wymagania przewidziane w ustawie. 

Jeśli członek zarządu odmówi złożenia takiego oświadczenia to musi sporządzić pisemnie oświadczenie, w którym odmawia złożenia oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

I w związku z tym, że taka odmowa traktowana jak odmowa podpisania sprawozdania z działalności i również wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, czyli wskazania powodu odmowy złożenia oświadczenia.

Dla takich oświadczeń wystarczy forma pisemna z własnoręcznym podpisem.

Takie oświadczenia możecie też sporządzić w formie elektronicznej i podpisać je elektronicznie podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. 

Musicie też pamiętać, że zarówno oświadczenie, że sprawozdanie z działalności spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jak i odmowę złożenia takiego oświadczenia i odmowę podpisania sprawozdania, dołączacie do sprawozdania i potem składacie razem do KRS. 

Wspomnę jeszcze krótko o odpowiedzialności związanej z niesporządzaniem sprawozdań z działalności.

Niesporządzanie sprawozdań z działalności

Jeśli chodzi o odpowiedzialność karną związaną z niesporządzeniem sprawozdania z działalności to tutaj również jest podobnie jak przy sprawozdaniach finansowych. 

Zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania z działalności, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Pamiętajcie, że zasady wymiaru kar określa Kodeks karny. A to oznacza, że minimalna grzywna może wynieść 100 zł, a maksymalna 1.080.000 zł. Natomiast kara pozbawienia wolności trwa najkrócej miesiąc, maksymalnie dwa lata.

Jak długie powinno być sprawozdanie?

Często pytacie o to, jak długie powinno być sprawozdanie z działalności. Czy jedna lub dwie strony wystarczy czy może postarać się bardziej. A ja odpowiem, to zależy.

W swojej praktyce spotkałam się ze sprawozdaniami wielostronicowymi opisującymi ze szczegółami sytuację spółki, jak również sprawozdania na pół strony.

Nie spotkałam się z tym, aby KRS kiedykolwiek ingerował w zawartość sprawozdania z działalności, nawet w przypadku sprawozdania złożonego z kilku zdań. Ale tutaj nie chodzi wyłącznie o KRS.

Potraktujcie sprawozdanie poważnie i nie ignorujcie jego wartości.

To w gestii zarządu pozostaje decyzja, ile informacji zamieścić w sprawozdaniu i na ile szczegółowo je opisać. 

Z jednej strony, zarząd spółki jest zobowiązany przekazać rzetelne i prawdziwe informacje o spółce.

Z drugiej strony, powinien uważać, aby nie ujawnić informacji, które objęte są tajemnicą spółki ewentualnie, których ujawnienie może spółce zaszkodzić.

Sprawozdanie z działalności, podobnie zresztą jak pozostałe złożone do KRS dokumenty roczne, jest jawne i dostępne dla każdego, dla konkurencji również. 

***

To wszystko co miałam do powiedzenia w tym odcinku. Dziękuję za jego wysłuchanie.

Jeśli macie ochotę sięgnąć po więcej moich treści to zajrzyjcie na stronę projektspolkazoo.pl. Znajdziecie tam linki do moich blogów, mediów społecznościowych i do zapisu na newsletter, a także transkrypcje wszystkich odcinków podcastu oraz link do sklepu z ebookami, checklistami i wzorami dokumentów. 

Zapraszam do subskrybowania kanału na youtubie, w ulubionych aplikacjach podcastowych i do słuchania kolejnych odcinków. Mam do Was prośbę o ocenę podcastu i komentarze to pozwoli mi na rozwój podcastu i dotarcie do większej liczby osób. 

Wszystkie linki znajdziecie pod nagraniem.