Złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Dzisiejszym podcastem pozostajemy w temacie zarówno odpowiedzialności członków zarządu, tym razem za złożenie sprawozdania finansowego do KRS, jak i w pewnym zakresie w temacie KRS.

Zainteresowanych zapraszam do odsłuchu.

***

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska, radczyni prawna, blogerka i od niedawna podcasterka.

Słuchacie podcastu Projekt spółka z o.o., w którym prostym językiem i bez zbędnego prawniczenia opowiadam o spółce z o.o. 

Od kilkunastu lat wspieram prawnie spółki z o.o., zarządy tych spółek, wspólników, prokurentów, rady nadzorcze, obsługę księgową i biura zarządu.

Zapraszam Was do wysłuchania dwudziestego dziewiątego odcinka podcastu. 

***

#autopromocja

Zanim przejdę do tematu głównego, zabiorę Wam minutę na autopromocję.

Już wkrótce premiera II wydania ebooka Praktycznego przewodnika dla spółek z o.o. Zatwierdzenie roku obrotowego w spółce z o.o. Od sporządzenia sprawozdania finansowego do złożenia dokumentów rocznych do KRS. Ebooka wspierać będą checklisty i wzory dokumentów. 

Jeśli interesuje Was ten temat i szukacie wsparcia w tym zakresie to już teraz zapiszcie się na newsletter Projekt spółka z o.o.

Będę Was informować o tym, co będzie w ebooku, jakie wzory i checklisty w nim znajdziecie, a przede wszystkim, kiedy ebook trafi do sprzedaży i w jakiej cenie będzie do nabycia w trakcie premierowej sprzedaży. 

Pod nagraniem znajdziecie link do zapisów. Dziękuję za uwagę.

***

Przechodzimy do tematu głównego. 

Na początek może przypomnę, jakie dokumenty spółka z o.o. jest zobowiązana sporządzić po zakończonym roku obrotowym. 

Przede wszystkim spółka sporządza sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki, chyba że korzysta z możliwości niesporządzania sprawozdania z działalności.

I tutaj zaznaczę, że jeśli chodzi o sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki to obowiązek ich sporządzenia ciąży na zarządzie spółki. 

Oba sprawozdania sporządzacie w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, a więc do dnia 31 marca każdego roku, jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Jeśli w spółce jest rada nadzorcza to kolejnym dokumentem, którego sporządzenia musicie dopilnować jest sprawozdanie z działalności rady nadzorczej oraz sprawozdanie rady nadzorczej wraz z oceną sprawozdania finansowego i wniosku zarządu, co do podziału zysku lub pokrycia straty.

Jak łatwo się domyślić, dokumenty sporządza rada nadzorcza. 

Od razu wyjaśnienie. Mówię wyłącznie w kontekście tych dokumentów o radzie nadzorczej, ponieważ komisja rewizyjna występuje bardzo rzadko.

Zatem macie dodatkowo za zadanie dopilnować, aby rada nadzorcza sporządziła swoje sprawozdania tak, aby móc udostępnić wspólnikom sprawozdania najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników.

Zatem dobrze jest wstępnie ustalić możliwą datę obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. 

Zdaję sobie sprawę, że skoro to jest obowiązek rady nadzorczej to członkowie rady nadzorczej powinni o tym pamiętać, ale członkowie zarządu powinni mieć te obowiązki na uwadze zaraz po sporządzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności.

Jeśli przepisy nakładają na spółkę badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta to kolejnym dokumentem jest sprawozdanie i opinia biegłego rewidenta z tego badania.

Jeśli chodzi o sam wybór rewidenta obowiązek zwykle ciąży na zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, a samo już zlecenia badania na zarządzie spółki.

Współpraca z biegłym w trakcie samego badania również.

Tutaj warto zerknąć w umowę spółki, aby się upewnić, jakie znajdziecie zapisy w tym zakresie.

Od razu zaznaczam, iż nie wszystkie spółki z o.o. objęte są obowiązkiem badania sprawozdania finansowego.

Zatem należy dopilnować, aby zlecić badanie sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi tak, aby móc udostępnić wspólnikom sprawozdanie z badania najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników.

W jakim terminie spółka składa dokumenty roczne do KRS?

Kolejnym krokiem po sporządzeniu wszystkich wymaganych przepisami dokumentów jest złożenie dokumentów rocznych do KRS.

Dokonujecie tego wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), w którym możecie bezpłatnie przesłać dokumenty do KRS.

Możecie też złożyć dokumenty za opłatą poprzez system teleinformatyczny S24.

***

Teraz kilka ważnych kwestii związanych z terminem złożenia dokumentów do KRS.

Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, na którym zatwierdzacie m.in. sprawozdanie finansowe, macie 15 dni na złożenie dokumentów do KRS. Dlatego też często wskazywanym w internetach terminem jest 15 lipca każdego roku, choć sama data tak naprawdę może Was wprowadzać w błąd, ponieważ 15 lipca będzie terminem złożenia dokumentów do KRS w przypadku, kiedy zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się 30 czerwca. 

Dlaczego 30 czerwca?

Ponieważ zgodnie z kodeksem spółek handlowych macie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. A biorąc pod uwagę, iż w większości spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym to właśnie 30 czerwca jest ostatnim dniem na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników zgodnie z przepisami.

O samym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników opowiem w oddzielnym odcinku.

Jakie dokumenty roczne składa spółka do KRS?

Teraz opowiem o tym, jakie dokumenty składacie do KRS.

Za zamknięty rok obrotowy spółka zobowiązana jest złożyć do KRS następujące dokumenty:

• • sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej w formacie xml i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i cały zarząd (o możliwych wyjątkach mówiłam w 25 odcinku podcastu)
  • sprawozdanie z działalności spółki w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym przez cały zarząd (o możliwych wyjątkach mówiłam w 27 odcinku podcastu)

• uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe 

• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty 

Jeśli chodzi o uchwały zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz o podziale zysku lub pokryciu straty możecie je złożyć w formie skanu z oryginału dokumentu lub formie elektronicznej.

Po odbyciu zgromadzenia wspólników możecie sporządzić wyciąg z protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników w postaci uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Wyciągi z uchwał mogą zostać podpisane elektronicznie przez wszystkich wspólników lub przez przewodniczącego zgromadzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym.

Możecie też złożyć do KRS cały protokół ze zgromadzenia wspólników. 

• opinię biegłego rewidenta (jeśli spółka jest zobligowana do jej sporządzenia) w postaci elektronicznej opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym biegłego rewidenta

Złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego

Od razu o tym wspomnę, bo często o to pytacie.

Otóż, nie musicie oddzielnie składać sprawozdania finansowego z uchwałą o jego zatwierdzeniu do urzędu skarbowego. Wystarczy, że złożycie wszystkie wymagane przepisami dokumenty do KRS.

Po zamieszczeniu sprawozdania finansowego w RDF zostaje ono przekazane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Tym sposobem sprawozdanie finansowe trafia do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który udostępnia je urzędom skarbowym.

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS poprzez RDF lub S24

Jak wspomniałam o tym wcześniej, dokumenty roczne, w tym sprawozdanie finansowe możecie przesyłać do KRS wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) lub poprzez S24.

Złożenie dokumentów rocznych wymaga posiadania konta w systemie teleinformatycznym Portal Rejestrów Sądowych, Repozytorium Dokumentów Finansowych lub S24. 

Konta nie zakładacie na spółkę. Konto zakłada osoba fizyczna, np. członek zarządu lub prokurent.

Dodatkowo niezbędne do złożenia dokumentów do KRS jest posiadanie podpisu profilem zaufanym, kwalifikowanego lub osobistego.

Zgłoszenia złożenia dokumentów do KRS podpisuje osoba reprezentująca spółkę, czyli członkowie zarządu, prokurenci lub likwidatorzy.

Dokumenty roczne spółki może również złożyć do KRS radca prawny, adwokat, a nawet prawnik zagraniczny lub zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Wystarczy, że posiada od spółki stosowne pełnomocnictwo do ich złożenia.

Zaległości w składaniu dokumentów rocznych

Chciałabym jeszcze wspomnieć o zaległościach w składaniu dokumentów rocznych do KRS.

Jeśli KRS stwierdzi, że nie złożyliście sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami rocznymi do KRS to wszczyna z urzędu wobec spółki postępowanie przymuszające. 

Następnie wzywa spółkę do złożenia zaległych dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny.

Jeśli spółka nie złoży dokumentów zgodnie z wezwaniem, KRS nakłada na członków zarządu grzywnę, którą może ponawiać. 

KRS jednym postanowieniem może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż piętnaście tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne.

Osobiście najczęściej spotykam się w praktyce z pierwszą grzywną w wysokości od 2000 zł do 5000 zł nakładaną na każdego członka zarządu.

Ogólna suma grzywien może nawet dojść do kwoty ponad miliona złotych.  Choć osobiście nie spotkałam się z takim przypadkiem w swojej praktyce.

Pocieszające jest to, że w przypadku złożenia zaległych dokumentów niezapłacone do tego czasu grzywny ulegają umorzeniu.

Warto jednak po złożeniu zaległych dokumentów przesłać do KRS pismo wraz z wnioskiem o umorzenie postępowania i nałożonych grzywien w całości.

Już teraz zapraszam Was do słuchania kolejnego odcinka podcastu, w którym opowiem więcej o konsekwencjach nieskładania dokumentów rocznych do KRS.

***

To wszystko co miałam do powiedzenia w tym odcinku. Dziękuję za jego wysłuchanie.

Jeśli macie ochotę sięgnąć po więcej moich treści to zajrzyjcie na stronę projektspolkazoo.pl. Znajdziecie tam linki do moich blogów, mediów społecznościowych i do zapisu na newsletter, a także transkrypcje wszystkich odcinków podcastu oraz link do sklepu z ebookami, checklistami i wzorami dokumentów. 

Zapraszam do subskrybowania kanału na youtubie, w ulubionych aplikacjach podcastowych i do słuchania kolejnych odcinków. Mam do Was prośbę o ocenę podcastu i komentarze to pozwoli mi na rozwój podcastu i dotarcie do większej liczby osób. 

Wszystkie linki znajdziecie pod nagraniem.