Odcinek 39: Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. cz. 3

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam w podcaście „Projekt spółka z o.o.”, w którym prostym i zrozumiałym językiem opowiadam o tym, jak prowadzić spółkę z o.o.

Dziś zapraszam Was na trzydziesty dziewiąty odcinek, a trzeci z serii o zgromadzeniu wspólników.

Dzisiejszy odcinek poświecę błędom w protokole zwyczajnego zgromadzenia wspólników. 

Zaczynamy!

***

Błędy w protokole zwyczajnego zgromadzenia wspólników

W teorii zwyczajne zgromadzenie wspólników to prosty proces – kilka uchwał, podpisy i po sprawie. Ale w praktyce bywa inaczej.

W tej części podzielę się praktycznymi wskazówkami oraz typowymi błędami, których warto unikać.

W swojej pracy mam do czynienia z różnymi protokołami zgromadzeń wspólników.

Czasem pojawiają się w nich drobne, a czasem poważniejsze błędy.

Dziś postanowiłam opowiedzieć o 15 takich błędach, które według mojej praktyki występują najczęściej.

Najczęstsze błędy w protokołach zwyczajnych zgromadzeń wspólników:

• Brak informacji o sposobie zwołania zgromadzenia wspólników
• Brak wzmianki o kworum i gotowości do podejmowania uchwał
• Nieprecyzyjny lub błędny porządek obrad
• Niewłaściwe oznaczenie roku obrotowego
• Brak informacji o rozpatrzeniu sprawozdań
• Brak wymaganych uchwał
• Niezgodność treści protokołu z uchwałami
• Brak numeracji lub zbyt skomplikowana numeracja uchwał
• Mylenie zwyczajnego i nadzwyczajnego zgromadzenia
• Brak wyłączenia wspólnika z głosowania nad absolutorium
• Brak zachowania trybu tajnego w głosowaniach
• Nieprawidłowe liczenie głosów
• Brak informacji o sposobie głosowania
• Brak podpisów lub błędne podpisy pod protokołem
• Brak listy obecności i pełnomocnictw.

Teraz pokrótce opowiem o każdym z błędów, aby je Wam chociaż trochę przybliżyć. Dzięki temu będzie ich łatwiej uniknąć lub je zwyczajnie wyłapać w protokole. 

1. Brak informacji o sposobie zwołania zgromadzenia
   Bez względu na to, czy zgromadzenie zostało zwołane formalnie, czy doszło do niego w sposób nieformalny – zawsze warto wpisać taką informację do protokołu. Wiem, że często zakładacie, że „wszystko jest w dokumentach”, ale nie zawsze tak jest. Szczególnie, gdy pojawia się spór albo trwa postępowanie, zaczyna się gorączkowe szukanie dowodów.
   Wpisujcie więc: kto i kiedy wysłał zaproszenie, w jaki sposób, a także czy termin zwołania był zgodny z ustawą i umową spółki. Załączajcie potwierdzenia – to ułatwia życie.

2. Brak informacji o kworum i gotowości do podejmowania uchwał
   Po podpisaniu listy obecności konieczne jest ustalenie, ilu wspólników jest obecnych i czy zgromadzenie jest zdolne do podejmowania uchwał. Zajrzyjcie do umowy spółki – może zawierać własne regulacje dotyczące kworum.
   Warto te informacje wpisać wprost do protokołu – to nie tylko dobra praktyka, ale i dowód, że zgromadzenie było ważne.

3. Nieprawidłowe określenie porządku obrad
   Często zdarza się, że porządek obrad jest zbyt ogólny, nieczytelny albo w ogóle pominięty.
   Jeśli zgromadzenie było formalnie zwołane – wpiszcie porządek obrad z zaproszenia. Jeśli zwołanie było nieformalne to koniecznie podejmijcie uchwałę w sprawie przyjęcia ustalonego na tym zgromadzeniu porządku obrad.
   Jeśli porządek ma ulec zmianie – tylko za zgodą wszystkich wspólników, i wtedy należy podjąć uchwałę w sprawie jego zmiany.

4. Błędne oznaczenie roku obrotowego
   Zwyczajne zgromadzenie dotyczy zakończonego roku obrotowego – a mimo to w protokołach pojawia się bieżący rok  lub inny, którego zgromadzenie nie dotyczy.
   Zwracajcie uwagę: którego roku obrotowego dotyczą sprawozdania i uchwały podejmowane na zgromadzeniu.

5. Brak informacji o rozpatrzeniu sprawozdań
   Często zapominacie nie tylko wpisać do protokołu, że sprawozdania finansowe i z działalności zostały rozpatrzone – ale też w ogóle zapominacie o faktycznym ich rozpatrzeniu, czyli mówiąc bardzo ogólnie o przeprowadzeniu dyskusję w tym zakresie.
   A przecież dopiero po rozpatrzeniu można przejść do zatwierdzenia sprawozdań.

6. Brak wymaganych uchwał
   Najczęściej pomijane są:

• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty
• uchwały o udzieleniu absolutorium.
  Pamiętajcie – absolutorium dotyczy każdej osoby, która pełniła funkcję w zakończonym roku, nawet jeśli tylko przez część roku.

7. Niezgodność protokołu z uchwałami
   Zdarza się, że uchwały załączone do protokołu nie odpowiadają tym, które są opisane w jego treści. To ryzykowne. Zachowujcie spójność i uważnie sprawdzajcie dokumenty przed podpisaniem.

8. Brak numeracji uchwał lub zbyt skomplikowana numeracja
   Numeracja ma znaczenie – ułatwia odniesienie się do konkretnej uchwały.
   Polecam prosty system: numerujcie uchwały od 1 w ramach jednego dnia. Data i numer wystarczą – nie komplikujcie sobie życia formatem typu „Uchwała nr 5/01/2024/ZW/Zarząd/Absolutorium”. A z takimi uchwałami wielokrotnie się spotkałam.

9. Mylenie zwyczajnego zgromadzenia z nadzwyczajnym
   Zwyczajne zgromadzenie dotyczy zakończonego roku obrotowego i musi odbyć się do końca czerwca każdego roku.
   Zakres spraw objętych obradami zwyczajnego zgromadzenia to:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdań
• uchwała o podziale zysku/pokryciu straty
• absolutorium

Wszystkie pozostałe zgromadzenia wspólników, które nie dotyczą wspomnianego zakresu to nadzwyczajne zgromadzenia wspólników. Zwoływane zwykle wtedy, gdy jest taka potrzeba. Przygotowując projekt protokołu zwróćcie na to uwagę.

10. Brak wyłączenia wspólnika od głosowania nad absolutorium
    Jeśli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu lub rady nadzorczej – nie może głosować nad uchwałą o absolutorium dotyczącą siebie.
    Dotyczy to również jego pełnomocnika. W protokole warto jasno to zaznaczyć wpisując, iż wspólnik wyłączył się od głosowania nad uchwałą.

11. Niestosowanie trybu tajnego w uchwałach
    Głosowanie nad wyborem przewodniczącego zgromadzenia i absolutorium odbywa się w trybie tajnym (wyjątkiem jest spółka z jednym wspólnikiem, czyli spółka jednoosobowa).
    W protokole powinien znaleźć się zapis: „Uchwała została podjęta w głosowaniu tajnym”.

12. Nieprawidłowe liczenie głosów
    Pamiętajcie, że podstawowa zasada to: liczba głosów = liczba udziałów, chyba że umowa spółki mówi inaczej. Dotyczy to w szczególności zapisu o udziałach uprzywilejowanych lub udziałach nierównych.
    Nie mylcie tego z liczbą wspólników – to często spotykany błąd.

13. Brak informacji o sposobie głosowania
    Pod każdą uchwałą warto wpisać formułę:

Głosowano: w głosowaniu jawnym/tajnym

• za: …
• przeciw: …
• wstrzymujących się: …
• sprzeciwy: tak/nie (czego dotyczyły)

14. Brak podpisów lub nieprawidłowe podpisy
    Pod protokołem podpisuje się przewodniczący i protokolant.
    Jeśli to ta sama osoba – wystarczy jeden podpis. Dobrze też, jeśli podpiszą się wszyscy wspólnicy, ale nie jest to obowiązkowe.

15.Brak listy obecności i pełnomocnictw
Lista obecności to nie formalność – to dowód.
Zamieśćcie w niej: imiona, nazwiska (lub firmy) wspólników, liczbę udziałów i liczbę głosów oraz miejsce na podpisy. Jeśli wspólnika reprezentuje na zgromadzeniu pełnomocnik to załączcie pełnomocnictwo do protokołu i sprawdźcie czy pełnomocnik podpisał się w imieniu wspólnika na liście obecności.
Nie zapomnijcie o podpisie przewodniczącego pod listą.

Jak widzicie, protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników to nie tylko zbiór formalności. To dokument, który ma znaczenie prawne i praktyczne.

Unikając powyższych błędów, oszczędzacie czas, nerwy i ryzyko ewentualnych sporów – także tych przed sądem.

***

To wszystko na dziś – dziękuję, że byliście ze mną i do usłyszenia następnym razem!

Jeśli macie ochotę po więcej treści o spółce z o.o., zapraszam serdecznie na stronę projektspolkazoo.pl.
Znajdziecie tam linki do moich blogów, mediów społecznościowych, możliwość zapisu na newsletter oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Na stronie działa też sklep z e-bookami, checklistami i wzorami dokumentów.

Zachęcam też do subskrybowania mojego kanału na YouTube oraz podcastu w ulubionej aplikacji – dzięki temu nie przegapicie żadnego odcinka.
Wszystkie przydatne linki, jak zawsze, znajdziecie w opisie pod nagraniem.

Jeśli odcinek był dla Was pomocny – dajcie znać! Komentarz, polubienie czy udostępnienie bardzo pomagają dotrzeć z podcastem do kolejnych osób.