Odcinek 42: Lipcowy deadline na składanie dokumentów do KRS

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was w nowym, trzecim sezonie podcastu „Projekt spółka z o.o.”.

To już 42. odcinek, a dziś zajmiemy się tematem, który właśnie w lipcu staje się wyjątkowo aktualny dla wielu spółek z o.o. – corocznym obowiązkiem złożenia dokumentów rocznych do KRS.

Wiele spółek odkłada to na ostatnią chwilę, a część zarządów i wspólników nie do końca wie, co dokładnie należy przygotować i jak to zrobić.

Dlatego w tym odcinku opowiem Wam o pięciu najczęstszych problemach, z jakimi zgłaszają się do mnie zarządy i wspólnicy spółek – oraz o tym, co zrobić, by uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.

Zaczynamy!

***

Co trzeba złożyć do KRS?

Zaczniemy od szybkiej checklisty:

1. Sprawozdanie finansowe w formacie XML.
   (o tym, jak przygotować i podpisać sprawozdanie, mówiłam w odcinku 25 podcastu)
2. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
3. Uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty
4. Ewentualnie: sprawozdanie z działalności spółki i opinia biegłego rewidenta
   (O sprawozdaniu z działalności posłuchacie więcej w odcinku 27.)

Przypomnienie: dokumenty do KRS składa zarząd, a nie księgowa.

Może to zrobić także prokurent, radca prawny lub adwokat – ale nie wspólnik czy biuro rachunkowe.

Obowiązek dotyczy każdej spółki z o.o. – niezależnie od tego, czy działa aktywnie, czy tylko „wisi” w KRS.

Więcej o składaniu dokumentów do KRS opowiadałam w odcinku 29, a o skutkach niezłożenia – w odcinku 30. Posłuchajcie koniecznie.

Czy dokumenty do KRS trzeba składać zgodnie z zasadami reprezentacji?

To pytanie pojawia się bardzo często.

Czy jeśli spółka ma zasadę reprezentacji łącznej, to każdy dokument musi być złożony przez dwóch członków zarządu?

Odpowiedź brzmi: nie.

Dokumenty roczne (w tym sprawozdanie finansowe) może złożyć jeden członek zarządu albo prokurent.

Nie trzeba przestrzegać zasad reprezentacji wskazanych w umowie spółki, takich jak: „dwóch członków łącznie” albo „członek zarządu z prokurentem”.

Wystarczy, że jeden członek zarządu (lub prokurent) złoży dokumenty przez system eKRS.

System RDF przyjmie dokumenty, nawet jeśli w KRS widnieje reprezentacja dwuosobowa.

Warunek: osoba składająca dokumenty musi być ujawniona w KRS jako członek zarządu lub prokurent.

Przechodzimy teraz do 5 najczęstszych problemów

1. „Nie wiem, co złożyć i kto to ma podpisać”

To zdecydowanie najczęstsze pytanie.

Wiele osób – nawet doświadczonych – myśli, że „księgowa coś tam złoży” i sprawa załatwiona. A tymczasem formalny obowiązek złożenia dokumentów do KRS spoczywa na zarządzie spółki.

W pakiecie dokumentów powinny się znaleźć:

• Sprawozdanie finansowe (w formacie XML, podpisane elektronicznie)
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania
• Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty
• W niektórych przypadkach: sprawozdanie z działalności i opinia biegłego rewidenta.

Jeśli macie jednoosobową spółkę z o.o., także trzeba złożyć uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – nawet jeśli jeden wspólnik podpisuje wszystko sam.

To nie jest formalność, którą można pominąć.

2. Problemy techniczne z eKRS i podpisami

Drugi klasyczny problem: technika.

Pojawiają się pytania typu:
– „Czy wystarczy profil zaufany?”
– „Czy muszę mieć podpis kwalifikowany?”
– „System nie przyjmuje dokumentów – dlaczego?”

Zasady są takie:

• Sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu – podpisem kwalifikowanym lub zaufanym lub osobistym
• Format pliku: XML
• System eKRS czasem się zawiesza, odrzuca dokumenty albo nie akceptuje podpisu, jeśli coś jest źle ustawione.

Moja rada: nie czekajcie na 15 lipca.

Przetestujcie system wcześniej.

Czasem trzeba zaktualizować certyfikat, ponownie podpisać dokument, poprawić format pliku, albo… zmienić komputer. Niby śmieszne, ale czasem to działa.

3. Spóźnienie – jakie konsekwencje?

Często słyszę: „Jakoś to będzie”.

A potem: „Mamy wrzesień, nic nie złożone, przyszło wezwanie z KRS…”

Macie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania na złożenie dokumentów do KRS.

Zatwierdzenie 30 czerwca?

Termin: 15 lipca.

Czy można złożyć dokumenty po terminie? Tak.

Ale pamiętajcie o ryzyku, jeśli macie zaległości:

• KRS może wszcząć postępowanie przymuszające
• Może nałożyć grzywnę na członków zarządu
• Może też od razu wezwać do złożenia dokumentów pod rygorem kary.

I ważne pytanie:

Czy można zatwierdzić niepodpisane sprawozdanie?

Nie.

Sprawozdanie musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu.

Jeśli podpisuje tylko jedna osoba, reszta musi złożyć pisemne oświadczenia, że dokument spełnia wymogi ustawy o rachunkowości.

Jeśli odmawiają – również na piśmie, z uzasadnieniem.

Wszystkie te dokumenty składa się razem ze sprawozdaniem.

Uchwała o zatwierdzeniu niespełniającego wymogów sprawozdania – jest nieważna z mocy prawa.

Podobnie: nie można podjąć uchwały o podziale zysku czy pokryciu straty, zanim nie zatwierdzicie sprawozdania.

Jeśli macie tylko sprawozdanie – złóżcie je. Nie czekajcie.

Uchwały możecie złożyć później, jako uzupełnienie.

4. „Nie odbyło się zgromadzenie wspólników – i co teraz?”

Znam ten scenariusz:

Nie udało się zwołać zgromadzenia.

Ktoś się nie pojawił, ktoś zignorował zaproszenie.

Albo – po prostu – zabrakło czasu.

Co wtedy?

Brak zgromadzenia = brak zatwierdzenia sprawozdania

A to oznacza, że nie możecie złożyć kompletu dokumentów do KRS.

Ale są dobre wiadomości:

Jeśli podjęliście próbę zwołania zgromadzenia – udokumentujcie to.

Zachowajcie potwierdzenia wysłania zaproszeń, e-maile, notatki – wszystko, co pokazuje Wasze działania jako zarządu.

A co jeśli macie konflikt między wspólnikami?

To może całkowicie zablokować zatwierdzenie sprawozdania.

Wtedy warto:

• spróbować zwołać zgromadzenie ponownie
• skorzystać z mediatora
• a w ostateczności – złożyć wniosek do sądu o wyznaczenie kuratora.

Brak zatwierdzenia nie zwalnia Was z obowiązku złożenia samego sprawozdania do KRS.

Nawet jeśli brakuje uchwały – złóżcie, co macie.

Potem doślecie resztę.

5. „Nie prowadzimy działalności – czy nas to dotyczy?”

To pytanie słyszę co roku.

„Spółka jest martwa”

„Nie mamy przychodów, kosztów, faktur – nic się nie dzieje”

Niestety – to nie ma znaczenia.

Jeśli spółka:

• nie prowadzi działalności,
• nie ma obrotów,
• nie wystawia faktur…

…to i tak musi złożyć zerowe sprawozdanie finansowe.

Jeśli jesteście wpisani do KRS i nie przeszliście formalnej likwidacji – obowiązek nadal istnieje.

***

To tyle na dziś!

Mam nadzieję, że ten odcinek pomoże Wam przejść przez proces składania dokumentów rocznych do KRS bez stresu i bez błędów.

Pamiętajcie:

• Sprawozdanie finansowe to nie tylko obowiązek wobec urzędów – to Wasza odpowiedzialność jako zarządu
• Warto działać z wyprzedzeniem, nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę
• Jeśli czegoś brakuje – złóżcie to, co macie. Dokumentację możecie uzupełnić później.

Jeśli macie pytania albo chcecie, żebym poruszyła jakiś przypadek w kolejnym odcinku – napiszcie do mnie.

A może sami macie ciekawe historie związane z zatwierdzaniem sprawozdań? Chętnie je poznam.

Dziękuję, że byliście dziś ze mną.

Do usłyszenia w kolejnym odcinku podcastu.

Trzymam kciuki za terminowe złożenie Waszych dokumentów!

***

Jeśli macie ochotę po więcej treści o spółce z o.o., zapraszam serdecznie na stronę projektspolkazoo.pl.

Znajdziecie tam linki do moich blogów, mediów społecznościowych, możliwość zapisu na newsletter oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Na stronie działa też sklep z e-bookami, checklistami i wzorami dokumentów.

Zachęcam też do subskrybowania mojego kanału na YouTube oraz podcastu w ulubionej aplikacji – dzięki temu nie przegapicie żadnego odcinka.

Wszystkie przydatne linki, jak zawsze, znajdziecie w opisie pod nagraniem.

Jeśli odcinek był dla Was pomocny – dajcie znać! Komentarz, polubienie czy udostępnienie bardzo pomagają dotrzeć z podcastem do kolejnych osób.