Odcinek 43: Kto reprezentuje spółkę w umowie z członkiem zarządu?

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was w 43. odcinku podcastu „Projekt spółka z o.o.”.

Dziś chciałabym poruszyć temat, który na pierwszy rzut oka może wydawać się oczywisty, a jednak w praktyce… bardzo często zawodzi.

Chodzi o reprezentację spółki z o.o. w umowie zawieranej z członkiem zarządu.

Wiem, że brzmi to jak coś, co każdy powinien wiedzieć. Ale w rzeczywistości – i mówię to z perspektywy ponad 20 lat pracy z prawem spółek – ciągle trafiam na umowy podpisywane przez członka zarządu… z samym sobą.

Albo przez innego członka zarządu – bez odpowiednich uchwał i bez powołania pełnomocnika.

To nie są pojedyncze przypadki – to prawdziwa codzienność w wielu spółkach.

Dlatego dziś opowiem:
– co dokładnie mówi na ten temat art. 210 § 1 k.s.h.
– kto może skutecznie reprezentować spółkę w takiej sytuacji
– dlaczego uchybienia w tym zakresie prowadzą do nieważności umowy
– oraz jak zabezpieczyć się przed błędami, które mogą drogo kosztować.

Na koniec podzielę się kilkoma praktycznymi wskazówkami, które warto wdrożyć od razu – zanim pojawi się problem.

Zaczynamy!

***

Kto reprezentuje spółkę w umowie z członkiem zarządu?

Zatem: jak to wygląda zgodnie z przepisami?

🔎 Kluczowy przepis – art. 210 § 1 k.s.h.

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

I to jest absolutna podstawa.

Ten przepis ma zastosowanie do każdej umowy zawieranej między spółką a członkiem zarządu – zarówno tych dotyczących pełnionej funkcji (jak np. umowa o pracę, menedżerska, zlecenie), jak i tych zupełnie niezwiązanych z funkcją (np. umowa najmu, sprzedaży, pożyczki, darowizny itd.).

Co z tego wynika?

➡ Członek zarządu nie może sam podpisać umowy z samym sobą.
➡ Spółki nie może reprezentować inny członek zarządu – nawet jeśli zarząd podjął taką uchwałę lub udzielił pełnomocnictwa.
➡ Spółkę może reprezentować tylko:

• rada nadzorcza (jeśli została powołana w spółce),
• lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

To tyle i aż tyle.

Kto może być pełnomocnikiem?

Nie ma co do tego szczególnych wymogów.

Może nim być ktoś ze spółki lub współpracujący ze spółką, np. księgowa, kadrowa, pracownik, współpracownik.

Może też być ktoś z zewnątrz.

Nie ma szczególnych wymogów.

Nie zalecam jednak powoływania innego członka zarządu na pełnomocnika. 

Skąd ten wymóg?

Celem tej regulacji jest ochrona interesów spółki – chodzi o wyeliminowanie konfliktu interesów między spółką a członkiem zarządu.

Dlatego też reprezentacja w takich sytuacjach zostaje „wyjęta” spod zarządu. I jest to wyjątek od zasad i sposobu reprezentacji spółki z o.o.

A co z sytuacją, gdy pełnomocnikiem zostaje inny członek zarządu?

To temat, który wraca jak bumerang.

Większość doktryny i orzecznictwa mówi jasno: nie można powołać innego członka zarządu jako pełnomocnika w trybie art. 210 § 1 k.s.h. Ja również od lat to powtarzam i tego się trzymam.

Ale…

Pojawił się wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2023 r., II CSKP 785/22, w którym stwierdzono:

Pełnomocnikiem spółki może być także członek zarządu – powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Zatem: czy wszystko się zmieniło?

Nie. Ten wyrok nie tworzy automatycznie nowej zasady. Ale warto o nim pamiętać, jeśli np. ktoś będzie próbował podważyć ważność umowy podpisanej w oparciu o zasady z wyroku SN – można się wtedy na niego powołać.

Ja natomiast zawsze rekomenduję bezpieczniejszą opcję – czyli wybór pełnomocnika spoza zarządu.

Co z radą nadzorczą?

Jeśli w spółce działa rada nadzorcza, to właśnie ona reprezentuje spółkę w umowie z członkiem zarządu.

Uwaga – rada nadzorcza też musi działać zgodnie z umową spółki i wewnętrznymi zasadami – często poprzez uchwałę i wskazanie w niej konkretnej osoby (np. przewodniczącego rady nadzorczej) do podpisania umowy z członkiem zarządu.

Jeśli nie macie odpowiednich zapisów w umowie spółki lub w dokumentacji wewnętrznej, np. regulaminie rady nadzorczej, wówczas umowę z członkiem zarządu może też podpisać cały skład rady nadzorczej lub członek rady nadzorczej wskazany w uchwale rady do podpisania umowy z członkiem zarządu

📌 Kilka praktycznych uwag

• Pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników może być ustanowiony do konkretnej umowy, do określonego rodzaju umów  np. umów najmu, umów zlecenia lub umów pożyczek z członkiem zarządu lub ogólnie – do wszystkich umów z członkiem zarządu. Osobiście rekomenduję ustanowienie pełnomocnika do konkretnej umowy lub określonego rodzaju umów z członkiem zarządu
• Takie pełnomocnictwo musi wynikać z uchwały zgromadzenia wspólników – inna forma jest nieskuteczna.
• Pamiętajcie – pełnomocnik działa w imieniu spółki, a nie w imieniu zarządu.

Podsumowanie i rekomendacje

👉 Umowa między spółką z o.o. a członkiem zarządu wymaga szczególnego sposobu reprezentacji.
👉 Spółkę reprezentuje:

• rada nadzorcza (jeśli istnieje), lub
• pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

👉 Nie wolno zawrzeć takiej umowy z pominięciem tych zasad – skutkiem będzie nieważność umowy.
👉 Nie ryzykujcie – nie powołujcie członka zarządu na pełnomocnika w takich sprawach. Wybierzcie osobę spoza zarządu.
👉Sprawdźcie dokumentację swojej spółki – czy macie powołanego pełnomocnika? Czy umowy z członkami zarządu są prawidłowo podpisane?

WAŻNE: Wyjątkiem od wspomnianej reguły jest jednoosobowa spółka z o.o., w której jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem. W tym przypadku wspomniane zasady nie obowiązują. Ale o tym opowiem w kolejnym odcinku podcastu. Do usłyszenia!

***

Jeśli macie ochotę sięgnąć po więcej treści o spółce z o.o., zapraszam serdecznie na stronę projektspolkazoo.pl.
Znajdziecie tam linki do moich blogów, mediów społecznościowych, możliwość zapisu na newsletter oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Na stronie działa też sklep z e-bookami, checklistami i wzorami dokumentów.

Zachęcam też do subskrybowania mojego kanału na YouTube oraz podcastu w ulubionej aplikacji.
Wszystkie przydatne linki, jak zawsze, znajdziecie w opisie pod nagraniem.

Jeśli odcinek był dla Was pomocny – dajcie znać! Komentarz, polubienie czy udostępnienie bardzo pomagają dotrzeć z podcastem do kolejnych osób.