Odcinek 46: Kto udziela urlopu pracownikom w spółce z o.o.?

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was serdecznie w 46. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

To kolejna wakacyjna odsłona naszego spotkania – idealna do posłuchania w podróży, na hamaku, albo w przerwie między jednym i drugim punktem letniego planu.

Jeśli właśnie jesteście na urlopie – tym bardziej zapraszam!

Bo dziś temat… urlopowy.

Ale nie o tym, gdzie najlepiej odpoczywać, tylko kto w spółce z o.o. może Wam ten urlop zatwierdzić. 

Czy zawsze musi to być zarząd?

A jeśli tak – to czy musi działać zgodnie z zasadami reprezentacji z KRS, czy może jednak bardziej elastycznie?

Czy kadrowa może kliknąć „zatwierdź” w systemie?

I czy prokurent może działać sam?

To jeden z tych tematów, które wydają się banalne – do czasu, aż przyjdzie spór z pracownikiem albo kontrola.

Dlatego dziś będzie krótko, konkretnie i praktycznie – w lekkim, wakacyjnym wydaniu, ale z solidną porcją wiedzy.

Zaczynamy!

***

Urlop – banalna sprawa? Niekoniecznie

Kiedy myślimy o urlopie, myślimy raczej o leżaku, niż o kodeksie spółek handlowych.

Ale z punktu widzenia prawa, to nie jest po prostu „kliknięcie wniosek przyjęty” – to czynność pracodawcy wobec pracownika.

W spółce z o.o. to spółka jako pracodawca udziela urlopu. A konkretnie — zarząd działa w jej imieniu.

No dobrze, ale co to oznacza?

Zarząd udziela urlopu – ale jak?

Co do zasady, zarząd spółki jako pracodawca ma kompetencje do udzielania urlopu każdemu pracownikowi.

Nawet jeśli spółka ma np. reprezentację łączną, to w praktyce:

Jeden członek zarządu może udzielić urlopu pracownikowi samodzielnie, bo to tzw. czynność zwykłego zarządu – nie jest to formalne oświadczenie woli składane na zewnątrz spółki.

Takie czynności – jak podpisanie wniosku urlopowego, delegowanie zadań, ustalanie grafiku czy organizacja pracy – nie wymagają udziału całego zarządu.

I dobrze, bo wyobraźmy sobie, że każdy urlop musiałoby zatwierdzać dwóch członków zarządu łącznie… raczej mało wakacyjne tempo.

Zaznaczam oczywiście, że wszystko zależy od praktyki spółki i stosowanych w niej procedur czy regulacji wewnętrznych.

W to nie ingeruję.

Jeśli takie są spisane, to tym lepiej, działacie zgodnie z nimi.

Problem pojawia się wtedy, kiedy nie ma żadnych wewnętrznych regulacji i wówczas musicie wiedzieć, jak działać legalnie.

Czy wystarczy kadrowa? Czy HR może sam udzielić urlopu?

Tu zaczyna się praktyka – bo w większości spółek urlopów formalnie nie zatwierdza prezes, tylko system HR albo dział kadr.

Czy to legalne?

Tak – jeśli dana osoba (np. kierownik działu HR, kadrowa) ma do tego jasne upoważnienie.

I to nie musi być żadne notarialne pełnomocnictwo.

Wystarczy, że:

• w regulaminie pracy lub procedurach wewnętrznych jest wskazane, że konkretna osoba udziela urlopów w imieniu spółki, lub
• zarząd wyda pisemne upoważnienie, że np. kierownik HR może samodzielnie podpisywać wnioski urlopowe.

Bez tego – ryzykujemy, że taka osoba nie ma umocowania jako przedstawiciel pracodawcy.

I choć w praktyce nikt się o to nie kłóci, to w razie konfliktu z pracownikiem może to być problematyczne.

A co z prokurentem? Czy prokurent może udzielać urlopów pracownikom spółki?

Krótka odpowiedź brzmi: tak – może, ale jak zwykle w spółkach z o.o., diabeł tkwi w szczegółach.

Prokurent działa z mocy prawa – to szczególny pełnomocnik ustanawiany przez zarząd, który reprezentuje spółkę w zakresie tzw. czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

I zgodnie z kodeksem cywilnym, to dość szerokie upoważnienie.

Jeśli więc prokurent ma prokurę samoistną, może działać sam – w tym również udzielać urlopów, bo to przecież czynność z zakresu bieżącego funkcjonowania spółki.

Jeśli natomiast prokura jest łączna, to musi działać z kimś – np. z drugim prokurentem lub z członkiem zarządu, w zależności od wpisu w KRS.

No dobrze, ale jak to wygląda w praktyce?

W praktyce… prokurent raczej nie udziela urlopów.

Tzn. nie dlatego, że nie może, tylko dlatego, że po prostu nie jest to w jego zakresie obowiązków.

Spółki zazwyczaj powierzają tematy kadrowe zarządowi albo działowi HR i działowi kadr – a nie osobom z prokurą, które często zajmują się finansami, kontraktami albo relacjami z kontrahentami.

Ale oczywiście zdarzają się wyjątki.

Czasem prokurent to jednocześnie kadrowa lub kierownik HR – i wtedy takie osoby mają zarówno operacyjną wiedzę o zespole, jak i formalne umocowanie.

Wtedy ich udział w procesie urlopowym nie wynika tylko z samej prokury, ale z połączenia ról – praktyki przyjętej w spółce, upoważnień wewnętrznych lub regulaminów.

Dlatego jeśli macie w spółce prokurenta i zastanawiacie się, czy może zatwierdzić urlop – sprawdźcie dwa rzeczy:

1. Jaki ma rodzaj prokury (samoistna czy łączna)?
2. Czy rzeczywiście zajmuje się sprawami kadrowymi?

Bo o ile przepisy dają mu taką możliwość, to w codziennej praktyce wszystko zależy od organizacji pracy i wewnętrznych ustaleń.

Podsumujmy – kto może udzielić urlopu w spółce z o.o.?

Członek zarządu – nawet przy łącznej reprezentacji, może samodzielnie udzielić urlopu pracownikowi (ale nie sobie, jeśli nie jest jedynym członkiem zarządu).

Prokurent – może, jeśli jego umocowanie to obejmuje.

Osoba z działu kadr/HR – jeśli ma wyraźne upoważnienie: w regulaminie, w umowie, albo w pisemnym upoważnieniu zarządu.

Bez upoważnienia – kadrowa czy osoba z działu HR nie powinni formalnie zatwierdzać urlopów. Mogą zbierać wnioski, przygotowywać je do podpisu – ale nie podejmować decyzji jako pracodawca.

Rekomendacje na wakacyjny porządek w spółce:

1. Sprawdźcie, kto realnie w Waszej spółce „zatwierdza” urlopy.
2. Upewnijcie się, że ta osoba ma upoważnienie od zarządu.
3. Wprowadźcie do regulaminu pracy lub do procedury kadrowej lub urlopowej jasny zapis, kto i na jakiej podstawie udziela urlopów.
4. Nie mieszajcie pojęć reprezentacji z KRS z bieżącym zarządzaniem personelem. Tu naprawdę nie chodzi o to, by dwóch członków zarządu musiało podpisywać każdy wniosek urlopowy.
5. Działajcie praktycznie, ale zgodnie z prawem – wtedy i zarząd, i HR, i pracownicy będą mieli spokojną głowę (i urlop).

I to tyle na dziś. Jak widać, nawet temat urlopu może mieć swoje tajemnice.  

Ale dobrze zorganizowany system daje wszystkim więcej spokoju – szczególnie latem.

Jeśli nie macie pewności, czy Wasze upoważnienia są właściwie sformułowane, to warto to uporządkować.

To kwestia jednego dokumentu – a spokój na wakacje bezcenny.

Do usłyszenia w kolejnym odcinku!

***

Jeśli macie ochotę zgłębić więcej tematów związanych ze spółką z o.o., zapraszam serdecznie na projektspolkazoo.pl.

Czekają tam na Was linki do moich blogów, profili w mediach społecznościowych, możliwość zapisu na newsletter oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Na stronie znajdziecie również sklep z e-bookami, checklistami i gotowymi wzorami dokumentów.

Zachęcam też do subskrypcji mojego kanału na YouTube oraz podcastu w ulubionej aplikacji – dzięki temu nie przegapicie żadnego nowego odcinka.

Wszystkie przydatne linki, jak zawsze, znajdziecie w opisie pod nagraniem.

Jeśli ten odcinek okazał się pomocny – dajcie znać! Wasze komentarze, polubienia i udostępnienia naprawdę pomagają mi dotrzeć z podcastem do szerszego grona odbiorców.