Odcinek 47: Jak zmienić umowę spółki z o.o.?

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was serdecznie w 47. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

To kolejny wakacyjny odcinek – idealny do posłuchania w plenerze, przy kawie w ogródku albo gdzieś między wycieczką rowerową a leniwym popołudniem.

Jeśli macie ochotę na chwilę z prawnym konkretem – to jesteście w dobrym miejscu.

Dziś temat z kategorii „niby wszyscy wiedzą, jak to działa”, ale… no właśnie. Tylko pozornie jest prosty.

Porozmawiamy o zmianie umowy spółki z o.o. – w klasycznej, notarialnej wersji.

Krok po kroku opowiem, jak przygotować zmiany, kogo trzeba zawiadomić i w jakim terminie, co z tym nieszczęsnym tekstem jednolitym i kiedy faktycznie te zmiany zaczynają obowiązywać.

A przy okazji – kilka wskazówek, jak uniknąć błędów, przez które wnioski do KRS wracają jak bumerang.

Będzie rzeczowo, ale bez prawniczych ceregieli – w sam raz na wakacyjne słuchanie.

Zaczynamy!

***

Na moim blogu znajdziecie sporo treści na temat zmiany umowy spółki, skuteczności takich zmian i wymogów formalnych związanych z wnioskiem do KRS. Ale – sądząc po ilości pytań, jakie od Was dostaję, i po błędach, które wyłapuję podczas konsultacji i audytów – widzę, że warto o tym mówić więcej. I warto się powtarzać, bo tylko w ten sposób można dobrze utrwalić sobie tę wiedzę.

Temat postanowiłam podzielić na dwa odcinki. W tym – pierwszym – opowiem o zmianie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego.

W kolejnym porozmawiamy o zmianach dokonywanych przez system S24.

Zmiana umowy spółki z o.o. – podstawy

Umowę spółki zawartą w formie aktu notarialnego można zmienić tylko… w tej samej formie – czyli uchwałą wspólników, która zostaje wpisana do protokołu sporządzonego przez notariusza.

Jeśli natomiast Wasza spółka powstała w systemie S24 i umowa spółki nadal nie była zmieniana notarialnie, to możecie skorzystać z jednej z dwóch dróg: albo wprowadzić zmiany przez S24, albo przejść na zmiany notarialne.

Decyzja należy do wspólników.

Dzisiaj jednak skupimy się na zmianach dokonywanych w formie aktu notarialnego.

Od czego zacząć?

Kiedy już wiecie, co chcecie zmienić w umowie spółki, przygotowujecie projekt zmian.

Czasami robicie to samodzielnie, czasem przy wsparciu prawnika, a bywa, że pomagają Wam w tym notariusze.

Potem trzeba umówić termin zgromadzenia wspólników – z notariuszem i wszystkimi wspólnikami.

Jeśli zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania, to po prostu ustalacie wspólnie dogodny termin.

Ale jeżeli wymaga ono formalnego zwołania, to po uzgodnieniu dostępności notariusza wysyłacie zaproszenia – z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (liczonym od dnia wysłania do dnia poprzedzającego dzień zgromadzenia).

Najczęściej takie zawiadomienia wysyłane są listami poleconymi, ale… koniecznie zajrzyjcie do umowy spółki.

Może u Was jest zapis, że wystarczy zawiadomienie e-mailem albo inny, mniej formalny sposób.

To ważne.

Pamiętajcie też, by przed zgromadzeniem jasno zakomunikować wspólnikom, jakie konkretnie zmiany chcecie wprowadzić. Nie zaskakujcie ich tym dopiero na samym spotkaniu.

Co więcej – jeśli jesteście członkami zarządu i zwołujecie zgromadzenie, to jesteście zobowiązani do załączenia projektu zmian w umowie spółki – czy to w formie projektu uchwały, czy nowej umowy spółki, jeśli planujecie całkowicie nową treść.

Uczestnicy zgromadzenia

Na zgromadzeniu pojawiają się wspólnicy lub ich pełnomocnicy.

W przypadku pełnomocnika – pamiętajcie o udzieleniu pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu i głosowania.

Kworum i wymagane większości

Kiedy mówimy o zmianie umowy spółki, trzeba wspomnieć o kworum i wymaganej większości głosów.

Kodeks spółek handlowych nie narzuca żadnych wymogów co do kworum – zgromadzenie może się odbyć bez względu na liczbę reprezentowanych udziałów. Ale jeśli chodzi o głosowanie, to:
– standardowe zmiany umowy spółki wymagają większości 2/3 głosów,
– istotna zmiana przedmiotu działalności – aż 3/4 głosów.

Zatem – nawet jeśli na zgromadzeniu nie ma wszystkich wspólników, to uchwała może zostać przyjęta, o ile zgromadzenie było prawidłowo zwołane i uchwała uzyska wymaganą większość.

Inaczej sprawa wygląda przy zgromadzeniu bez formalnego zwołania – wówczas obecni muszą być wszyscy wspólnicy lub ich pełnomocnicy.

Uwaga: sprawdźcie zapisy umowy spółki – może ona wprowadzać ostrzejsze zasady, np. wymagania co do minimalnej liczby obecnych wspólników albo wyższej większości głosów.

Kiedy zmiana wchodzi w życie?

Uchwała o zmianie umowy spółki podjęta, protokół notarialny podpisany.

Co dalej?

Teraz na zarządzie ciąży obowiązek zgłoszenia tej zmiany do KRS.

I tu bardzo ważna rzecz: zmiana umowy spółki wchodzi w życie dopiero z chwilą wpisu do KRS. Tylko wtedy jest prawnie skuteczna.

Jeśli więc uchwała dotyczy np. podwyższenia kapitału zakładowego, zmiany nazwy spółki, siedziby, PKD, zasad powoływania zarządu – to dopiero od daty wpisu tych zmian do KRS będą one obowiązywać.

A co, jeśli zarząd spóźni się ze złożeniem wniosku?

Zgodnie z art. 255 §1 k.s.h., zmiana umowy spółki wymaga nie tylko uchwały wspólników, ale i wpisu do KRS.

Na złożenie wniosku do KRS macie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały.

Po tym terminie zmiany tracą moc – jakby ich nigdy nie było.

Wniosek złożony po czasie zostanie przez KRS oddalony, a całą procedurę trzeba będzie powtarzać od nowa.

Czy zbycie udziałów to zmiana umowy spółki?

To jedno z częstszych pytań.

Odpowiedź brzmi: nie, samo zbycie udziałów nie zmienia umowy spółki.

W umowie spółki często znajdziecie dane wspólników – ich imiona, nazwiska, liczbę i wartość udziałów.

Jeśli dochodzi np. do sprzedaży udziałów, darowizny  albo dziedziczenia, ten skład osobowy się zmienia. Ale to nie powoduje automatycznej zmiany umowy spółki.

Czy trzeba wtedy zmieniać umowę?

Nie, nie ma takiego obowiązku.

Ale możecie to zrobić – np. przy okazji wprowadzania innych zmian. To dobry moment, by zaktualizować zapisy i dopasować je do rzeczywistego stanu.

Przykład z praktyki

Opowiem Wam krótką historię z życia.

Zgłosił się do mnie członek zarządu, który próbował samodzielnie zgłosić zmiany do KRS.

Składał wniosek trzy razy – i trzy razy KRS zwracał wniosek. W końcu poprosił mnie o pomoc.

Problemem był tekst jednolity umowy spółki – który nie zgadzał się ze zmianami wprowadzonymi uchwałą.

Pan „uzupełnił” tekst o nowy skład wspólników po sprzedaży udziałów, choć żadna uchwała nie dotyczyła zmiany tego paragrafu.

KRS słusznie wskazał, że skoro nie było uchwały zmieniającej tych zapisów, to nie można ich samodzielnie aktualizować.

Po kilku rozmowach udało się to wyjaśnić, poprawić dokumenty, złożyć nowy wniosek – i tym razem wpis został dokonany bez problemu.

Wniosek?

Tekst jednolity umowy spółki musi dokładnie odpowiadać treści uchwały o zmianie umowy spółki – ani mniej, ani więcej.

Tekst jednolity – jak go przygotować?

Do wniosku wpis zmian w KRS musicie załączyć tekst jednolity umowy spółki.

Nie musi być on sporządzony notarialnie. Możecie go przygotować samodzielnie, w formie pisemnej.

Jeśli nie został on umieszczony w protokole notarialnym, to przygotowuje go zarząd – i dobrze, żeby był przez zarząd podpisany, choć przepisy nie wymagają tego wprost.

Wniosek o wpis zmian w KRS składacie wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych – e-formularze KRS.

We wniosku wpisujecie numer CREWAN, który znajdziecie po złożeniu protokołu przez notariusza do repozytorium aktów notarialnych.

Do wniosku nie załączacie już skanu protokołu.

Kto składa wniosek i ile to kosztuje?

Wniosek do KRS może podpisać zarząd, prokurent lub pełnomocnik – zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.

Opłata za wpis to 350 zł.

Możecie ją wnieść przez system albo przelewem – wtedy załączacie potwierdzenie zapłaty.

Jak zmienić umowę spółki z o.o.? Podsumowanie

• Zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały wspólników w formie aktu notarialnego.

• Uchwała musi zostać przyjęta większością 2/3 lub 3/4 głosów – w zależności od rodzaju zmiany.

• Wpis do KRS jest konieczny – ma charakter konstytutywny.

• Na wysłanie wniosku do KRS macie 6 miesięcy.

• Do wniosku dołączacie tekst jednolity umowy spółki.

• Zmiana wchodzi w życie dopiero z dniem wpisu do KRS.

***

Dzisiaj to wszystko.

A jeśli po tym odcinku czujecie niedosyt – albo macie ochotę zgłębić spółkowe zakamarki jeszcze bardziej – zapraszam na projektspolkazoo.pl.

Tam znajdziecie linki do moich blogów, sklep z e-bookami, checklistami oraz transkrypcje odcinków podcastu.

Zasubskrybujcie podcast albo kanał na YouTube – będzie mi bardzo miło, a Wy nie przegapicie żadnego odcinka. 

Wszystkie potrzebne linki – jak zawsze – w opisie.