12 najczęstszych błędów wspólników spółki z o.o.

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i autorka e-booków.

Witam Was bardzo serdecznie w 50. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

To odcinek wyjątkowy – okrąglutki, jubileuszowy, a do tego ostatni wakacyjny.

W powietrzu już czuć jesień, więc to świetny moment, żeby na spokojnie usiąść z kubkiem kawy i przygotować się na biznesową końcówkę roku.

Mam nadzieję, że przed nami jeszcze wiele ciekawych odcinków, ale dziś – w tym specjalnym – opowiem o 12 najczęstszych błędach, które popełniają wspólnicy spółek z o.o. Szczególnie ci, którzy zaczynają swoją przygodę ze spółką z o.o.

To będzie praktyczna lista – z przykładami, które naprawdę często pojawiają się w mojej pracy.

Jeśli dopiero planujecie spółkę albo niedawno ją założyliście, to ten odcinek może oszczędzić Wam sporo stresu, a może nawet i pieniędzy.

Zaczynamy!

***

1. Traktowanie spółki jak własnego portfela

Jednym z największych zaskoczeń dla nowych wspólników jest to, że pieniądze spółki nie są ich prywatnymi pieniędzmi.

Często przenoszą oni złe nawyki z jednoosobowej działalności gospodarczej do spółki.

To, co w jdg jeszcze uchodziło, w spółce z o.o. już się nie sprawdza.

Nie można po prostu przelać środków z konta firmowego na prywatne czy wypłacić gotówki z bankomatu.

Każda wypłata musi mieć podstawę prawną: umowę, wynagrodzenie, dywidendę albo zwrot kosztów.

Do każdej wypłaty musicie mieć „podkładkę”.

W przeciwnym wypadku takie nieudokumentowane wypłaty mogą się źle skończyć.

Najczęściej spotykam się z sytuacją, w której „na papierze” zapełnia się kasa gotówkowa, bo księgowa nie ma jak zaksięgować przelewów bez podstawy czy wypłat z bankomatu. Podkreślam: tej gotówki w kasie faktycznie nie ma – istnieje tylko w raportach kasowych.

Brak świadomości w tym zakresie to szybka droga do kłopotów podatkowych i zarzutów działania na szkodę spółki.

2. Mylenie roli wspólnika i członka zarządu

Wspólnicy często myślą, że skoro mają udziały, to mogą podpisywać umowy albo na co dzień zarządzać spółką. Nic bardziej mylnego.

To zarząd reprezentuje spółkę – a wspólnicy decydują o najważniejszych sprawach podejmując uchwały jako organ spółki, w tym o tym, kto w zarządzie zasiądzie. Warto korzystać z tego prawa mądrze.

Nawet jeśli jesteście w spółce jednocześnie wspólnikiem i członkiem zarządu, traktujcie te dwie role osobno.

Każda z nich wiąże się z innym zakresem obowiązków i odpowiedzialności, nawet jeśli w praktyce się przenikają.

3. Brak umowy, gdy wspólnik pracuje w spółce

Wspólnicy często angażują się w codzienną pracę spółki, ale bez żadnej umowy i bez wynagrodzenia. To bardzo ryzykowne – w razie kontroli wygląda, jakby ktoś pracował na czarno. Szczególnie, jeśli efekty tej pracy trafiają do klientów spółki.

Bez względu na to, czy wspólnik jest w zarządzie, czy nie, jeżeli faktycznie wykonuje pracę na rzecz klientów spółki, powinien mieć zawartą odpowiednią umowę i ustalone wynagrodzenie.

Zwykle sprawa wychodzi dopiero przy kontroli – i wtedy ciężko znaleźć argumenty, które przekonają kontrolującego.

Warto też podkreślić: wspólnicy spółki z o.o. nie mają obowiązku pracy w spółce tylko dlatego, że mają udziały. Jedynym obowiązkiem wspólnika jest wniesienie wkładu na pokrycie udziałów. Kolejne uprawnienia dotyczą głównie udziału w zgromadzeniach wspólników i prawa do dywidendy, jeśli taka zostanie uchwalona. I to wszystko.

Jeśli chcecie, aby wspólnik faktycznie wykonywał prace na rzecz spółki – ustalcie to w umowie, czy to będzie zlecenie, dzieło, umowa o współpracy, czy zapis w samej umowie spółki.

4. Brak świadomości kosztów księgowości

Nowych wspólników często zaskakuje fakt, że nawet najmniejsza spółka musi prowadzić pełne księgi rachunkowe.

Koszty księgowości w spółce są zwyczajnie wyższe niż w jdg.

„Mam tylko trzy faktury miesięcznie – dlaczego to tyle kosztuje?” – to częste pytanie.

Dlatego zawsze zachęcam, aby przed zmianą formy prawnej dokładnie wszystko policzyć, porozmawiać z prawnikiem czy doradcą podatkowym i świadomie podjąć decyzję.

Niech ucieczka przed ZUS nie będzie jedynym powodem zakładania spółki z o.o.

To świetna forma prowadzenia działalności, ale nie zawsze się kalkuluje.

5. Umowa spółki z S24

Umowa spółki zakładanej przez system S24 może być dobrym rozwiązaniem na sam początek – daje czas, by spokojnie przygotować docelową, bardziej rozbudowaną umowę.

Ale pamiętajcie: umowa z S24 nie nadaje się do prowadzenia poważnego, długofalowego biznesu.

Współpraca w spółce to zawsze ryzyko sporów, konfliktów i patów decyzyjnych. Dlatego jeśli planujecie poważny biznes – spiszcie wszystkie ustalenia w umowie spółki, a dodatkowo w porozumieniu wspólników.

Zróbcie burzę mózgów, wesprzyjcie się prawnikiem. Nie działajcie w pośpiechu.

Często spółki zakładane są przez przyjaciół czy rodzinę. To naturalne, że jest wtedy dużo zaufania.

Ale z doświadczenia wiem, że właśnie w takich spółkach spory bywają najtrudniejsze, a umowa z S24 wcale nie pomaga w wyjściu z konfliktu.

6. Zapominanie o aktualizacji danych w KRS

W KRS muszą być zawsze aktualne dane spółki. Jeśli coś się zmienia – trzeba to zgłosić możliwie szybko.

Niektóre zmiany są skuteczne dopiero od momentu wpisu do KRS, np. zmiana umowy spółki, w tym siedziby, PKD, wysokości kapitału czy sposobu reprezentacji. Do tego często dochodzą koszty notarialne.

Zdarza się więc, że wspólnicy dziwią się: „wszyscy się zgodzili, to dlaczego jeszcze notariusz i opłata w KRS?”. A jednak – takie są wymogi prawa.

7. Nieważne umowy z członkiem zarządu

Bardzo częsty błąd: prezes podpisuje sam ze sobą umowę o pracę albo kontrakt menedżerski. Albo – umowę podpisuje inny członek zarządu, co też jest niewłaściwe.

Takie umowy powinien zawierać w imieniu spółki pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników albo rada nadzorcza. W przeciwnym razie umowa jest nieważna.

A jeśli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu – to formalności jest jeszcze więcej.

Wtedy ważność umowy wymaga aktu notarialnego.

8. Brak świadomości odpowiedzialności członków zarządu

Wielu wspólników wchodzi do zarządu, myśląc, że to tylko formalność. Tymczasem odpowiedzialność jest ogromna.

Członkowie zarządu odpowiadają osobiście i całym majątkiem za zobowiązania spółki, jeśli ta nie będzie w stanie ich spłacić, a oni w porę nie zgłoszą wniosku o upadłość.

Dlatego tak ważne jest, żeby kontrolować finanse, pilnować zobowiązań, utrzymywać stały kontakt z księgową, a w większych spółkach – zatrudnić osobę odpowiedzialną za ten obszar.

9. Pożyczki od wspólnika i dla wspólnika wymagają formalności

Przelew „na gębę”? To w spółce z o.o. bardzo ryzykowne.

Każda pożyczka musi być udokumentowana umową, a często także poprzedzona uchwałą zgromadzenia wspólników.

Pamiętajcie o tym. Nie przelewajcie pieniędzy bez umowy, bo akurat ich brakuje w spółce. 

10. Sprawozdania finansowe, protokoły i uchwały

Wielu wspólników myśli, że formalności kończą się na założeniu spółki. Nic bardziej mylnego.

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich spółek – nawet tych, które w danym roku nie prowadziły działalności.

Dodatkowo co najmniej raz w roku trzeba zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, podjąć uchwały, sporządzić protokół i złożyć dokumenty do KRS.

W przeciwnym razie możecie spodziewać się postępowania przymuszającego KRS i nałożeniem grzywny na członków zarządu.

11. Dywidenda nie zawsze wtedy, kiedy chcecie

Spółka zarabia, na koncie są pieniądze i wspólnicy chcą się nimi podzielić.

I tu niespodzianka: dywidendę można wypłacić dopiero po zakończeniu roku obrotowego i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Nie da się jej wypłacić „ot tak” w dowolnym momencie. Potrzebne są formalności i spełnienie określonych warunków.

To często rozczarowuje nowych wspólników.

Z kolei, jeśli chcecie wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy, to oprócz spełnienia kodeksowych warunków musicie mieć odpowiednie zapisy w tym zakresie w umowie spółki. 

12. Wynagrodzenie wspólnika a ZUS

Jedyny wspólnik w spółce z o.o. płaci pełne składki ZUS, w tym zdrowotną.

I to zaskakuje najczęściej, stad pytania: „czyli jednak muszę płacić, mimo że nie mam umowy o pracę?”.

W spółce z co najmniej dwoma wspólnikami składki ZUS nie występują. Ale uwaga – jeśli wspólnik nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, to w praktyce nie ma prawa do opieki w ramach NFZ. I to bywa jeszcze większym zaskoczeniem.

Zakończenie

Podsumowując to tylko 12 z najczęstszych błędów, popełnianych przez nowych wspólników spółek z o.o.

Jak widzicie, większość z nich wynika z jednego: traktowania spółki jak jednoosobowej firmy, a nie jak odrębnego bytu prawnego, który ma swoje prawa, obowiązki i formalności.

Spółka z o.o. daje ogromne możliwości, ale wymaga też odpowiedzialności i świadomości.

I właśnie o tę świadomość chodzi w tym podcaście.

Jeśli znacie kogoś, kto dopiero planuje założyć spółkę z o.o. – podeślijcie mu ten odcinek. Dzięki temu jest szansa, że uniknie błędów.

***

A ja dziękuję Wam za wysłuchanie i do usłyszenia w kolejnym odcinku Projekt spółka z o.o...

A jeśli po tym odcinku czujecie niedosyt – albo macie ochotę zajrzeć głębiej w spółkowe zakamarki – zapraszam na projektspolkazoo.pl.

Znajdziecie tam linki do moich blogów, sklep z e-bookami, checklistami i wzorami dokumentów oraz transkrypcje wszystkich odcinków podcastu.

Pamiętajcie, żeby zasubskrybować podcast albo mój kanał na YouTube.

Jak zawsze, wszystkie potrzebne linki zostawiam w opisie.