Odcinek 57: Prokurent w spółce z o.o. – pełnomocnik, nie zarząd

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i twórczyni produktów cyfrowych.

Witam w 57. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o., w którym zajmiemy się tematem, który często budzi zamieszanie nawet wśród wspólników i księgowych.

Porozmawiamy o prokurencie – czyli o pełnomocniku, który może bardzo dużo… ale nie wszystko.

Opowiem, kto może zostać prokurentem, jakie ma kompetencje, jakie podatki zapłaci i kiedy ta funkcja ma sens.

A na koniec – o bardzo częstym błędzie, czyli o myleniu prokurenta z członkiem zarządu.

Zostańcie ze mną.

Zaczynamy!

***

Kim jest prokurent w spółce z o.o.?

Najprościej: prokurent to pełnomocnik spółki. Działa w jej imieniu, reprezentuje ją na zewnątrz, podpisuje umowy, może występować przed sądami i urzędami.

Jest więc kimś, kto faktycznie prowadzi sprawy spółki na zewnątrz, ale nie zasiada w zarządzie. 

Prokurenta powołuje zarząd spółki uchwałą, a jego dane ujawniane są w KRS. Dzięki temu każdy kontrahent czy klient spółki może sprawdzić, że dana osoba rzeczywiście ma prawo reprezentować spółkę.

A kto może zostać prokurentem?

Prokurentem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, czyli taka, która jest pełnoletnia i nie została ubezwłasnowolniona — może więc samodzielnie podejmować decyzje i zaciągać zobowiązania prawne.

Nie musi to być wspólnik spółki — może to być osoba z zewnątrz, na przykład dyrektor operacyjny, członek rodziny wspólników czy zaufany współpracownik.

Z punktu widzenia prawa nie ma znaczenia, czy prokurent jest wspólnikiem, ale w praktyce ta decyzja może wpływać na kwestie bezpieczeństwa majątkowego. Do tego jeszcze wrócę.

Uprawnienia prokurenta — co konkretnie może zrobić?

Prokurent ma szerokie kompetencje do działania w imieniu spółki.

Może zawierać umowy, podpisywać kontrakty, reprezentować spółkę w postępowaniach administracyjnych i sądowych.

Zakres prokury wynika z przepisów i obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem spółki, z jednym ważnym zastrzeżeniem.

Prokura nie obejmuje zbycia nieruchomości, ustanowienia na niej hipoteki ani sprzedaży przedsiębiorstwa — do tych czynności potrzebne jest dodatkowe, odrębne pełnomocnictwo.

Jeżeli w uchwale o powołaniu prokurenta nie wprowadzicie ograniczeń, prokurent może działać samodzielnie.

To istotne, bo często w spółkach członkowie zarządu muszą podpisywać dokumenty wspólnie, natomiast prokurent — jeśli ma prokurę samoistną — może to robić sam. Warto o tym pamiętać.

Jakie są rodzaje prokury?

Kodeks cywilny przewiduje kilka rozwiązań.

Po pierwsze prokura samoistna, zwana też oddzielną — prokurent działa samodzielnie, bez współdziałania z innymi. 

Po drugie prokura łączna — wymaga działania co najmniej dwóch prokurentów razem. 

Po trzecie prokura mieszana — prokurent działa wspólnie z członkiem zarządu. 

I po czwarte prokura oddziałowa — ograniczona do spraw dotyczących konkretnego oddziału spółki.

W każdym z tych wariantów prokurenta powołuje zarząd jednomyślnie, czyli wymagana jest zgoda wszystkich członków zarządu.

Odwołanie prokurenta — kiedy i jak można to zrobić?

Prokurenta można odwołać w każdym momencie.

Co do zasady, każdy członek zarządu może to zrobić samodzielnie, niezależnie od zasad reprezentacji obowiązujących w spółce. 

Zatem do odwołania nie jest wymagana uchwała wszystkich członków zarządu tak jak przy powołaniu.

W praktyce dobrze, aby uchwała o odwołaniu była sporządzona na piśmie i aby prokurent potwierdził jej odbiór.

Po odwołaniu spółka ma obowiązek zgłosić zmianę do KRS w ciągu siedmiu dni. Jeżeli zrobicie to później, KRS również dokona wpisu, ale dla bezpieczeństwa spółki lepiej nie odkładać tego na później.

Odwołanie staje się skuteczne wobec prokurenta z chwilą doręczenia mu oświadczenia, a wobec osób trzecich — po wykreśleniu z KRS.

Odpowiedzialność prokurenta

To jedna z najważniejszych rzeczy, które trzeba zapamiętać: prokurent nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki, ani handlowe, ani publicznoprawne, takie jak podatki czy składki do ZUS.

Może odpowiadać jedynie wobec samej spółki — jeśli wyrządzi jej szkodę.

Z tego względu funkcja prokurenta bywa wykorzystywana w planowaniu majątkowym.

Przykładowo, jeżeli w małżeństwie jest rozdzielność majątkowa, jeden z małżonków może być członkiem zarządu, a drugi — prokurentem. W ten sposób oboje uczestniczą w prowadzeniu spółki, ale majątek jednego z nich pozostaje bardziej bezpieczny.

Wynagrodzenie prokurenta i podatki

Prokurent może otrzymywać wynagrodzenie, na przykład na podstawie uchwały zarządu, bez konieczności zawierania umowy o pracę lub umowy zlecenia.

Wynagrodzenie z tytułu prokury traktowane jest jako przychód z innych źródeł.

Jeżeli chodzi o opodatkowanie, obowiązuje podatek dochodowy według skali: 12% i 32%. Jest też kwota wolna od podatku — 30 tys. złotych.

Prokurent rozlicza podatek samodzielnie w zeznaniu rocznym, a spółka wystawia informację podatkową PIT-11.

Jeżeli chodzi o składki, nie ma składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS, natomiast jest obowiązkowa składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9%.

W praktyce daje to dość korzystne obciążenia, zwłaszcza przy niższych kwotach wynagrodzenia.

Dodatkową zaletą może też być płatność podatku  dopiero po zakończeniu roku.

Czy warto powołać prokurenta?

Zdecydowanie warto rozważyć.

Każda spółka ma inną strukturę, inną organizację i inne potrzeby. W jednej spółce powołanie prokurenta może okazać się konieczne, w innej — zbędne, a w jeszcze innej po prostu rozsądne do przemyślenia.

Instytucja prokury może być elastycznym i bezpiecznym narzędziem zarządzania spółką.

Jednocześnie trzeba pamiętać, że prokurent to nie jest członek zarządu „w przebraniu”.

Prokurent nie prowadzi spraw spółki od środka — on ją reprezentuje na zewnątrz.

Najważniejsze zalety to po pierwsze delegowanie uprawnień — prokurent może skutecznie reprezentować spółkę bez konieczności wchodzenia do zarządu. 

Po drugie zabezpieczenie majątku rodzinnego — szczególnie przy rozdzielności majątkowej, gdy jedno z małżonków jest członkiem zarządu, a drugie prokurentem. 

Po trzecie umiarkowanie korzystne warunki podatkowe i brak składek do ZUS, z wyjątkiem składki zdrowotnej.

A wady?

Prokurent nie ma decyzyjności zarządczej — nie prowadzi spraw spółki wewnętrznie, a jedynie ją reprezentuje.

Poza tym w spółce musi pozostać przynajmniej jeden członek zarządu — prokurent nie zastąpi tego organu.

Wnioski 

Prokura to rozwiązanie łączące bezpieczeństwo i elastyczność.

Pozwala rozsądnie rozdzielić funkcje w spółce: zarząd odpowiada za decyzje i zobowiązania, a prokurent może skutecznie działać na zewnątrz — bez ryzyka osobistej odpowiedzialności.

W praktyce prokura sprawdza się zwłaszcza w dwóch sytuacjach.

Po pierwsze, kiedy spółka potrzebuje kogoś zaufanego do bieżącego podpisywania umów i reprezentacji. 

Po drugie, kiedy wspólnicy lub małżonkowie chcą wspólnie uczestniczyć w prowadzeniu spółki, ale przy ograniczeniu ryzyka osobistego. 

Dobrze przemyślana prokura może być nie tylko ułatwieniem organizacyjnym, ale także elementem ochrony majątku i planowania podatkowego.

Podsumowanie

Na koniec jeszcze jedna ważna rzecz z praktyki, o której często się zapomina.

Prokurent bywa mylony z członkiem zarządu. I to bardzo często.

Niektórzy myślą, że prokurent „wchodzi” w skład zarządu albo że to po prostu inna nazwa tej samej funkcji.

Inni są przekonani, że prokurent może w spółce „rządzić” tak jak zarząd, podejmować decyzje, wydawać polecenia, podpisywać wszystko, co zechce.

Tymczasem to dwie zupełnie różne role.

Członek zarządu prowadzi sprawy spółki od wewnątrz – decyduje o kierunku działania, podejmuje uchwały, nadzoruje codzienne funkcjonowanie spółki.

Prokurent natomiast reprezentuje spółkę na zewnątrz – może podpisywać umowy, składać oświadczenia, działać w kontaktach z kontrahentami czy urzędami. Ale nie ma kompetencji zarządczych.

Nie może podejmować decyzji dotyczących prowadzenia spraw spółki, nie uczestniczy w posiedzeniach zarządu, nie ma prawa głosu w sprawach strategicznych.

W praktyce bywa jednak tak, że ktoś obejmuje funkcję prokurenta właśnie po to, by formalnie nie wchodzić do zarządu – często ze względu na odpowiedzialność – ale mimo to faktycznie „rządzi” spółką zza kulis.

I tu warto się zatrzymać, bo takie rozwiązanie może być pozorne i ryzykowne.

Organy skarbowe i sądy coraz częściej zwracają uwagę na to, kto faktycznie kieruje spółką, a nie tylko, kto jest wpisany w KRS.

W niektórych przypadkach odpowiedzialność może dotknąć także osobę, która formalnie jest prokurentem, ale realnie wykonuje obowiązki członka zarządu. 

To oczywiście nie oznacza, że każdy prokurent ryzykuje odpowiedzialność jak członek zarządu.

Co do zasady, prawo wyraźnie rozdziela te funkcje – prokurent nie odpowiada za zobowiązania spółki na zasadach członka zarządu.

Ale jeśli faktycznie przejmuje jego obowiązki, podejmuje decyzje gospodarcze, wydaje polecenia, nadzoruje finanse – może w pewnych sytuacjach ponosić konsekwencje podobne do tych, które dotyczą zarządu.

Tip na koniec:

Jeżeli powołujecie prokurenta, ustalcie wyraźnie jego rolę.

Niech ma jasno określony zakres działań, zgodny z przepisami – reprezentacja na zewnątrz, podpisy, umowy, konkretne zadania. Ale niech nie „rządzi” spółką od środka.

To nie tylko kwestia formalna, ale też bezpieczeństwa – zarówno dla samego prokurenta, jak i dla całej spółki.

Warto więc patrzeć na prokurę nie jak na „obejście” funkcji zarządu, ale jak na narzędzie, które pomaga spółce działać sprawnie i bezpiecznie.

Dobrze ułożona prokura to wsparcie dla zarządu, a nie jego cień.