Odcinek 63: Głosowanie jawne a może tajne na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.? Czy to ma w ogóle znaczenie?

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i twórczyni produktów cyfrowych.

Witam Was w 63. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

Dziś zajmiemy się tematem, który zwykle wydaje się mało istotny, a w praktyce potrafi zdecydować o ważności uchwał.

Mówię o trybie głosowania – o tym, kiedy głosowanie może być jawne, a kiedy musi być tajne zgodnie z Kodeksem spółek handlowych.

W tym odcinku opowiem:

• jaka jest ogólna zasada głosowania,
• kiedy tajność jest obowiązkowa,
• jak technicznie przeprowadzić głosowanie tajne,
• i jakie błędy widzę najczęściej w praktyce.

Zostańcie ze mną – zaczynamy!

***

Zasada ogólna: w spółce z o.o. głosujemy jawnie

Zacznijmy od podstaw.

W spółce z o.o. – zgodnie z art. 247 Kodeksu spółek handlowych – głosowanie jest co do zasady jawne.

Co to oznacza w praktyce, z perspektywy zwykłego zgromadzenia wspólników?

Oznacza to, że:

• wszyscy obecni widzą, kto głosuje „za”, kto „przeciw”, a kto się wstrzymuje,
• w protokole odnotowuje się liczbę głosów oddanych przez poszczególnych wspólników,
• nie ukrywamy swojego stanowiska – sposób głosowania jest transparentny.

Jak to jawne głosowanie zazwyczaj wygląda technicznie?

Najczęściej:

• podnosicie rękę przy odpowiednim punkcie głosowania,
• podajecie liczbę głosów, które macie, jeśli jeden wspólnik dysponuje większą liczbą udziałów,
• albo korzystacie z systemu elektronicznego, gdzie każdy wspólnik ma przypisane miejsce do głosowania.

To jest ta „codzienna”, zwykła praktyka zgromadzeń.

Praktyczna wskazówka:

Jeżeli w Waszej spółce panuje przekonanie, że z różnych względów – na przykład relacyjnych, osobistych, rodzinnych – lepiej jest, żeby częściej korzystać z tajności, możecie to sobie bardzo ładnie uregulować w umowie spółki.

KSH dopuszcza rozszerzenie katalogu spraw, w których głosowanie będzie tajne – o ile umowa spółki tak stanowi.

Ale uwaga – są sprawy, w których głosowanie MUSI być tajne

I teraz dochodzimy do tego, co w praktyce sprawia najwięcej problemów.

Kodeks spółek handlowych przewiduje, że są pewne sytuacje, w których jawność jest wyłączona z mocy prawa.

Nie jest to już kwestia umowy spółki, dobrej praktyki czy uznania przewodniczącego.

Głosowanie obowiązkowo musi być tajne w trzech grupach spraw:

1. Wybory

Pierwsza grupa to wybory. I to nie tylko te najbardziej oczywiste.

Chodzi między innymi o wybór:

• przewodniczącego zgromadzenia,
• członków zarządu,
• członków rady nadzorczej,
• pełnomocników spółki do podpisania umowy z członkiem zarządu,
• likwidatorów.

Za każdym razem, kiedy podejmujecie uchwałę o powołaniu kogoś na funkcję – jesteśmy w kategorii wyborów.

A wybory zgodnie z art. 247 KSH muszą odbywać się w głosowaniu tajnym.

Jeśli wybory przeprowadzicie w trybie jawnym – taka uchwała jest po prostu obciążona wadą.

Często będzie to wada na tyle poważna, że uchwała może zostać uznana za nieważną.

2. Odwołanie i pociągnięcie do odpowiedzialności

Druga grupa to sytuacje, w których głosujecie nad odwołaniem albo pociągnięciem do odpowiedzialności.

Czyli na przykład:

• odwołanie członka zarządu,
• odwołanie likwidatora,
• uchwała o pociągnięciu członka organu do odpowiedzialności.

Tutaj ustawodawca wychodzi z założenia, że to są sprawy mocno konfliktogenne, potencjalnie dotykające czyjejś reputacji, pozycji w spółce, a czasem wręcz kariery zawodowej.

Dlatego głosowanie musi być tajne, żeby wspólnicy mogli swobodnie wyrazić swoje stanowisko bez obawy o późniejsze konsekwencje.

3. Sprawy osobowe

I wreszcie trzecia, najbardziej „pojemna” grupa – sprawy osobowe.

To pojęcie nie jest zdefiniowane wprost w ustawie, więc w praktyce i w orzecznictwie sądów musiało zostać jakoś doprecyzowane.

W dużym skrócie: mówimy o wszystkich sprawach, które:

• dotyczą konkretnej osoby związanej ze spółką,
• wpływają na jej pozycję, wynagrodzenie, uprawnienia lub sytuację faktyczną,
• mogą generować napięcia, konflikt interesów albo negatywne konsekwencje osobiste.

Żeby to lepiej zobrazować, kilka przykładów:

• ustalenie wynagrodzenia członka zarządu – a więc decyzja bezpośrednio wpływająca na jego sytuację finansową,
• przyznanie wspólnikowi prawa osobistego – np. szczególnych uprawnień, które odróżniają go od innych wspólników,
• wybór przewodniczącego zgromadzenia – przewodniczący też jest „osobą” w rozumieniu tych przepisów,
• ustalenie zasad pełnienia funkcji w spółce – na przykład zasad odwoływania, zasad wynagradzania,
• sprawy dotyczące wspólników osobiście – czyli takie, które mogą wprost dotykać konkretnej osoby jako wspólnika.

W praktyce sądy podkreślają, że tajność głosowania przy sprawach osobowych ma dać wspólnikom poczucie bezpieczeństwa.

Chodzi o to, żeby można było zagłosować zgodnie ze swoim przekonaniem, bez obawy, że ktoś później będzie „rozliczał” to na poziomie osobistym.

Praktyczna wskazówka – co wpisać do umowy spółki?

Myślałam o tym, co najlepiej sprawdza się w praktyce i co mogę Wam spokojnie zarekomendować.

Zdecydowanie warto:

• jasno określić w umowie spółki, co w Waszej spółce rozumiecie jako „sprawę osobową”,
  albo
• wprost wymienić uchwały, które wymagają trybu tajnego, jeśli trudno Wam jednoznacznie ustalić tryb tylko na podstawie samego KSH.

Dzięki temu:

• unikacie nieporozumień na zgromadzeniu,
• ograniczacie ryzyko sporów o ważność uchwał,
• przewodniczącemu jest po prostu łatwiej – nie musi na gorąco interpretować pojęć ustawowych.

Każdy wspólnik może zażądać głosowania tajnego 

Kolejna bardzo ważna zasada, o której część wspólników w ogóle nie wie, jest taka, że:

nawet jeśli sprawa nie dotyczy wyborów i nie jest sprawą osobową, to wystarczy, że jeden wspólnik obecny na zgromadzeniu zażąda tajnego głosowania – i przewodniczący musi je zarządzić.

To jest uprawnienie indywidualne.

Nie trzeba większości, nie trzeba uzasadnienia. Wystarczy zgłoszenie żądania.

I w tym momencie nie ma znaczenia:

• ilu jest wspólników,
• jaki mają kapitał,
• jaka dotychczas panowała w spółce praktyka,
• ani to, czy przewodniczący uważa, że „to bez sensu”.

Jeśli żądanie padło – tajne głosowanie jest bezwzględnie obowiązkowe.

Praktyczna wskazówka:

Jeżeli macie w spółce napięcia, spory, jakieś stare konflikty – tajne głosowanie jest jednym z najprostszych sposobów na to, żeby obniżyć temperaturę dyskusji.

Często samo zapewnienie tajności wystarczy, żeby wspólnicy byli bardziej szczerzy w głosowaniu i mniej spięci w trakcie obrad.

Link do zapisu zainteresowanych ebookiem „Wynagrodzenia członków zarządu spółki z o.o. – praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.”

Jak technicznie przeprowadzić głosowanie tajne?

Kolejna częsta wątpliwość: jak to właściwie zorganizować w praktyce, szczególnie w mniejszych spółkach, które nie mają elektronicznych systemów do głosowania?

Dobra wiadomość jest taka, że przepisy nie narzucają sztywnego sposobu.

Najważniejsza zasada brzmi: inni nie mogą widzieć, jak głosujecie.

W praktyce można to zrobić na kilka sposobów:

• najprościej: oddanie głosu na kartce i wrzucenie jej do urny, pudełka czy nawet słoika – byle było jasne, że to „skrzynka na głosy”,
• głosowanie „za kotarą” – dokładnie jak przy wyborach powszechnych: zabranie kartki, zaznaczenie wyboru w miejscu osłoniętym, a potem wrzucenie do urny,
• oddanie głosu w innym pomieszczeniu – jeżeli warunki lokalowe na to pozwalają,
• wykorzystanie indywidualnych kart do głosowania, oznaczonych np. numerem lub kodem zamiast nazwiska.

Najważniejsze, żeby:

• sposób głosowania był przygotowany z wyprzedzeniem,
• wszyscy wiedzieli, jak oddać głos,
• nikt nie widział, co ktoś zaznaczył na swojej kartce.

I teraz bardzo ważne doprecyzowanie:

• to, że ktoś później spróbuje się domyślić wyniku po układzie kapitału (na przykład gdy są trzy osoby z udziałami 70%, 20% i 10%), nie oznacza, że tajność została naruszona,
• tajność dotyczy samego aktu głosowania, a nie matematycznych wniosków z końcowego wyniku.

Czy brak tajnego głosowania oznacza automatyczną nieważność uchwały?

To jest pytanie, które bardzo często słyszę.

I odpowiedź brzmi: to zależy, z jakiej perspektywy patrzymy.

Z jednej strony, mamy takie klasyczne, bardziej rygorystyczne podejście: jeśli głosowanie miało być tajne, a przeprowadzono je jawnie – uchwała jest sprzeczna z prawem i może być uznana za nieważną.

Z drugiej strony, część sądów przyjmuje podejście bardziej zniuansowane: trzeba zbadać, czy naruszenie przepisów o tajności miało realny wpływ na treść uchwały, czyli czy gdyby głosowanie było tajne, wynik mógłby być inny.

I co z tym zrobić w praktyce?

Praktyczna wskazówka:

Moja rekomendacja z perspektywy bezpieczeństwa jest taka: jeżeli tylko pojawia się obowiązek tajności albo ktoś zgłasza takie żądanie – nie kombinujcie, tylko przeprowadźcie głosowanie tajne.

To jest naprawdę niewspółmiernie mniejszy problem organizacyjny niż późniejszy spór sądowy o ważność uchwały.

Wyjątek z KSH: komisje powoływane przez zgromadzenie

W Kodeksie jest jeszcze jedna ciekawostka.

Mianowicie: w przypadku wyboru komisji powoływanych przez zgromadzenie, wspólnicy mogą podjąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania.

Chodzi na przykład o:

• komisję skrutacyjną,
  czyli komisję do liczenia głosów i czuwania nad prawidłowością głosowań.

Jeżeli chcecie, żeby wybór takiej komisji odbywał się jawnie, to:

1. najpierw musi zostać podjęta uchwała o uchyleniu tajności w tym zakresie,
2. uchwała zapada zwykłą większością głosów.

Dopiero po podjęciu takiej uchwały możecie wybierać członków komisji w trybie jawnym.

Ważne praktyczne uwagi dla przewodniczącego i wspólników

Chciałabym jeszcze zwrócić uwagę na kilka kwestii, które często powracają w pytaniach.

Nieprawidłowe powołanie przewodniczącego

Na przykład: przewodniczący został wybrany w głosowaniu jawnym, chociaż powinno być tajne.

To nie unieważnia automatycznie całego zgromadzenia.

Może natomiast unieważnić samą uchwałę o jego wyborze.

Natomiast co do później podjętych uchwał – będą one co do zasady ważne, jeżeli przewodniczący nie miał wpływu na ich treść i samo naruszenie trybu jego wyboru nie przełożyło się na sposób procedowania.

W umowie spółki możecie podejść do tematu szerzej

Umowa spółki to jest naprawdę świetne narzędzie, żeby sobie wiele rzeczy uporządkować.

Możecie w niej:

• doprecyzować zasady głosowania,
• rozszerzyć katalog spraw, w których głosuje się tajnie,
• opisać techniczne zasady przeprowadzania głosowań tajnych.

Zdecydowanie polecam takie rozwiązanie w spółkach, w których jest więcej wspólników albo widać potencjał do sporów.

Nadużywanie prawa do żądania tajnego głosowania

Czasem pojawia się taka obawa: „A co, jeśli jeden wspólnik będzie co chwilę żądał głosowania tajnego, tylko po to, żeby utrudnić przebieg zgromadzenia?”.

Prawo mówi jasno:

• nadużywanie tego uprawnienia nie jest podstawą do wyłączenia wspólnika ze spółki,
• nawet jeśli takie żądania znacząco wydłużają obrady.

To może być uciążliwe organizacyjnie, ale z punktu widzenia prawa – to wciąż jest realizacja uprawnienia, które wspólnikowi przysługuje.

Podsumowanie – najważniejsze rady praktyczne

Na koniec chciałabym zebrać to wszystko, o czym mówiłyśmy, w kilka prostych zasad, które możecie sobie wypisać chociażby na checkliście dla przewodniczącego zgromadzenia.

1. Zawsze sprawdzajcie, czy dana sprawa nie jest osobowa – i raczej przyjmujcie szerokie, a nie wąskie rozumienie tego pojęcia.
2. Głosowanie nad wyborami – zawsze tajne. Tutaj naprawdę nie ma wyjątków.
3. Jeden wspólnik może wymusić tajne głosowanie – i przewodniczący musi je wtedy zarządzić.
4. W umowie spółki warto doprecyzować zasady głosowań tajnych – to ogromnie ułatwia życie i zmniejsza ryzyko sporów.
5. Jeżeli macie wątpliwość – wybierzcie tajność głosowania.
   To jest dużo bezpieczniejsze niż późniejsza walka w sądzie o ważność uchwały.
6. Przewodniczący zgromadzenia nie jest organem spółki – sposób jego wyboru nie unieważnia automatycznie wszystkich uchwał, ale nadal warto robić to prawidłowo.

***

Link do zapisu zainteresowanych ebookiem „Wynagrodzenia członków zarządu spółki z o.o. – praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.”