Odcinek 65: KRS – niższe opłaty i zwroty przed końcem roku

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i twórczyni produktów cyfrowych.

Witam Was w 65. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o.

Dziś porozmawiamy o zmianach w KRS, które realnie obniżają koszty po stronie spółek z o.o., ale także o pieniądzach, które bardzo często… zostają w KRS tylko dlatego, że nikt nie złożył wniosku o ich zwrot.

W tym odcinku opowiem:

• co zmieniło się w opłatach za wpisy do KRS,
• dlaczego końcówka roku to najlepszy moment na porządki w KRS,
• kiedy i na jakich zasadach przedawnia się prawo do zwrotu opłat,
• oraz jak złożyć wniosek o zwrot opłaty w KRS.

Zostańcie ze mną — zaczynamy.

***

Od 29 listopada 2025 roku zniknęła opłata za publikację wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Dla spółek z o.o., a w praktyce dla wszystkich przedsiębiorców, oznacza to realne obniżenie kosztów postępowań rejestrowych.

Do tej pory przy wpisach do KRS trzeba było zapłacić dodatkowe 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Od 29 listopada ten obowiązek został uchylony.

Warto jednak pamiętać, że zmiana ta dotyczy wyłącznie publikacji wpisów do KRS, czyli rejestracji spółek oraz wpisów zmian w spółkach.

Porządki w KRS

Skoro mówimy o oszczędnościach, to końcówka roku jest idealnym momentem, aby zrobić porządki w KRS.

Przede wszystkim warto zajrzeć do odpisu swojej spółki w KRS i upewnić się, czy wszystkie wpisy są zgodne ze stanem faktycznym — czy nie zapomnieliście czegoś zaktualizować albo czy nie zaszły zmiany wymagające złożenia wniosku o wpis zmian— to jest to również dobry moment, aby sprawdzić kwestie dokumentów rocznych.

Warto zweryfikować, czy do KRS zostały złożone wszystkie wymagane dokumenty, czyli:

• sprawozdania finansowe,
• sprawozdania z działalności spółki,
• uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku albo pokryciu straty.

Nie czekajcie na wezwanie KRS. Jeśli macie zaległości — zróbcie z nimi porządek już teraz.

Zachęcam Was również, aby sprawdzić wszystkie sprawy rejestrowe z ostatnich trzech lat i zweryfikować, czy były składane wnioski do KRS, które:

• zostały zwrócone,
• zostały oddalone,
• albo w których KRS odmówił wpisu.

Jeżeli tak — koniecznie sprawdźcie, czy został złożony wniosek o zwrot opłaty sądowej lub opłaty za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zwrot opłat NIE jest automatyczny

I tu bardzo ważna informacja: zwrot opłaty w KRS nie następuje automatycznie.

Co niektórych pewnie może dziwić. 

KRS sam z siebie nie odda pieniędzy. Zawsze trzeba złożyć wniosek o zwrot opłaty, wskazując numer rachunku bankowego.

Musicie też pamiętać o terminach. Wniosek o zwrot opłaty możecie złożyć tylko w określonym czasie, ponieważ to roszczenie również się przedawnia.
Roszczenie o zwrot opłaty przedawnia się z upływem trzech lat, licząc od dnia powstania tego roszczenia.

W praktyce ten moment to najczęściej dzień, w którym zarządzenie albo postanowienie o zwrocie wniosku stało się skuteczne — na przykład po jego uprawomocnieniu.

Musicie jeszcze pamiętać o jednej bardzo ważnej zasadzie.
Jeżeli termin przedawnienia wynosi trzy lata, to jego koniec zawsze przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Czyli mówiąc prościej: jeżeli trzyletni termin przedawnienia upływa w trakcie roku, to i tak kończy się on dopiero 31 grudnia.

Dlatego końcówka roku to naprawdę ostatni moment, aby sprawdzić stare sprawy w KRS i złożyć wnioski o zwrot opłat, zanim roszczenie się przedawni.

Przykład z praktyki:

I tutaj przy okazji, chcę Wam podać przykład z mojej praktyki.

Kilka miesięcy temu, przy okazji porządków w KRS u jednego z moich klientów — a muszę przyznać, że bałagan był naprawdę spory — sprawdziłam wszystkie wnioski składane w ostatnich latach.

Okazało się, że spółka złożyła kilka wniosków z błędami, a do zwrotu było ponad 1500 zł opłat sądowych oraz opłat za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Klient nie złożył wcześniej wniosków o zwrot, ponieważ po prostu nie zwrócił uwagi na informację, że dana opłata podlega zwrotowi.

Co więcej, w dwóch przypadkach w zarządzeniach KRS w ogóle nie było informacji, że opłata jest do zwrotu.

Złożyłam wniosek o zwrot wszystkich kwot. Na pieniądze trzeba było trochę poczekać, ale finalnie klient otrzymał cały zwrot.

Jak złożyć wniosek o zwrot opłaty?

Teraz pewnie zapytacie: Jeżeli okaże się, że nie wszystkie wnioski o zwrot zostały złożone, to jak to zrobić?

Wniosek o zwrot opłaty składacie wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych zakładka e-formularze KRS. Następnie logujecie się do konta.

Jeżeli nie macie konta, trzeba je założyć — ważne, aby podać adres e-mail, który jest regularnie sprawdzany.

Po zalogowaniu wybieracie:

• formularz KRS – Inny wniosek z zakładki „Inne wnioski”
  albo
• Pismo w sprawie z zakładki „Pisma”.

W treści wniosku wskazujecie:

• że wnosicie o zwrot opłaty sądowej,
• sygnaturę akt z zarządzenia lub postanowienia KRS,
• numer rachunku bankowego,
• dane właściciela rachunku,
• a w przypadku spółki — że zwrot ma nastąpić na konto spółki.

Pamiętajcie, że brak pouczenia w orzeczeniu KRS o możliwości zwrotu opłaty nie oznacza, że taki zwrot Wam nie przysługuje.
To na Was spoczywa obowiązek dopilnowania terminu i złożenia wniosku.