Odcinek 68: Spokojny start roku w spółce z o.o. – KRS, e-doręczenia, KSeF i podcast w 2026 roku

Dzień dobry, cześć!

Mówi Aneta Kułakowska – radczyni prawna, blogerka, podcasterka i twórczyni produktów cyfrowych.

Witam Was w 68. odcinku podcastu Projekt spółka z o.o. i jednocześnie w pierwszym odcinku w 2026 roku.

Za mną już 67 nagranych odcinków, w tym aż 47 w 2025 roku, więc ten podcast ma już całkiem solidną historię.

Witam serdecznie osoby, które są tu po raz pierwszy, a tym, którzy słuchają mnie od dłuższego czasu – bardzo dziękuję, że jesteście.

Nie będę ukrywać, że mam spisaną długą listę tematów na kolejne odcinki podcastu.

W pewnym momencie jednak zatrzymałam się i zadałam sobie pytanie: jak zacząć nowy rok?

Nie chcę straszyć — nie lubię tego. Wolę edukować, przypominać i mówić o tym, co ważne, ale bez zbędnego napięcia. Tego napięcia i tak mamy na co dzień wystarczająco dużo.

Zacznijmy więc od tego, co dalej z podcastem.

Podcast Projekt spółka z o.o. będzie kontynuowany. Nadal będą pojawiać się zarówno odcinki solowe, jak i rozmowy z gośćmi — czyli dokładnie to, co zapoczątkowałam w ubiegłym roku.

Nowe odcinki będą publikowane regularnie w każdą środę, a jeśli pojawią się wyjątki, na pewno dam Wam o tym znać.

Jeśli chodzi o formę wideo — na razie testujemy różne rozwiązania i zobaczymy, jak to wyjdzie.

Nie mogę więc jeszcze obiecać, że w tym roku podcast pojawi się także w wersji wideo, ale temat jest zdecydowanie otwarty.

Chodzą mi też po głowie dodatkowe pomysły związane z podcastem — o nich opowiem wtedy, gdy nabiorą realnych kształtów.

W dzisiejszym odcinku przypomnę kilka bardzo ważnych kwestii. Widząc po ostatnich konsultacjach, wiem, że są to tematy, do których naprawdę warto wracać.
Będzie mowa o:
– elektronicznym KRS-ie,
– adresie do doręczeń elektronicznych,
– KSeF-ie,
– oraz zaległościach w sprawozdaniach rocznych.

Zostańcie ze mną — zaczynamy.

***

#autopromocja

Zanim przejdę do tematu głównego, zabiorę Wam dosłownie minutę na krótką autopromocję.

Jeśli prowadzicie spółkę z o.o., to ta informacja jest właśnie dla Was.

Razem z radczynią prawną Ireną Pacholewską-Urgacz pracujemy nad ebookiem „Wynagrodzenia członków zarządu spółki z o.o. – praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.”

Będzie konkretnie i praktycznie, bez prawniczego żargonu.

Pokażemy m.in.:
– jak ustalić wynagrodzenie członka zarządu,
– jak wybrać właściwą formę wynagradzania
– i jak nie wpaść w podatkowe ani składkowe pułapki.

Już teraz możecie zapisać się na listę osób zainteresowanych ebookiem.

Osoby zapisane dostaną wszystko jako pierwsze: informację o dacie premiery, fragment ebooka, kulisy jego powstawania oraz specjalną cenę premierową.

Zapis do niczego Was nie zobowiązuje.

Link do listy zainteresowanych czeka także pod odcinkiem — sprawdźcie, czy to temat dla Was.

***

Wracamy do tematu głównego:

1. Elektroniczny KRS

Pierwsza sprawa to elektroniczny KRS.

Dlaczego o tym mówię?

Bo to nadal bardzo ważny temat, a ja wciąż widzę, że wiele działań jest prowadzonych nieskutecznie, ponieważ pisma do KRS wysyłane są w formie papierowej.

Może to niektórych zdziwi i pojawi się pytanie: jak to możliwe?

A jednak — nadal się to zdarza.

Do Krajowego Rejestru Sądowego wszystko składacie w formie elektronicznej.

Macie do wyboru dwa systemy:

Pierwszy to S24 — przeznaczony dla spółek założonych w systemie S24, które nie zmieniły umowy spółki w formie aktu notarialnego.

W tym systemie możecie złożyć wniosek o rejestrację spółki oraz wniosek o wpis zmian. Dzisiaj pomijam temat dokumentów rocznych.

Drugi system to Portal Rejestrów Sądowych – e-formularze KRS. Z tego systemu mogą korzystać wszystkie spółki — również te założone w S24.

Co ważne, korzystanie z Portalu Rejestrów Sądowych nie zamyka Wam drogi do późniejszego składania wniosków w S24.

W Portalu Rejestrów Sądowych składacie:
– wnioski o rejestrację spółek,
– wnioski o wpis zmian,
– oraz wszelkie inne pisma i wnioski kierowane do KRS.

To właśnie tam powinny trafiać wszystkie sprawy.

Papierowe dokumenty oryginalne przesyłają wyłącznie te spółki, które składają wniosek samodzielnie, a załączniki nie mają formy elektronicznej — na przykład są jedynie skanami dokumentów papierowych.

Temat elektronicznego KRS omawiałam już w wielu odcinkach podcastu, więc zachęcam, żeby zajrzeć do wyszukiwarki i wybrać odpowiedni odcinek.

2. Adres do doręczeń elektronicznych

Druga sprawa to adres do doręczeń elektronicznych, czyli tzw. e-doręczenia.

I tutaj postawię kropkę: wszystkie spółki z o.o. muszą mieć adres do doręczeń elektronicznych.

Adres możecie założyć na kilka sposobów. Najczęściej robi się to przy okazji rejestracji spółki w KRS albo przy wpisie zmian — właśnie za pośrednictwem systemu KRS.

Jeśli nie jesteście pewni, czy taki adres został założony — albo zwyczajnie nie pamiętacie — sprawdźcie swój aktualny odpis z KRS.
Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych znajduje się w bazie adresów elektronicznych, to automatycznie jest on również ujawniony w KRS.

Zachęcam Was do odsłuchania 20. odcinka podcastu, który w całości poświęciłam doręczeniom elektronicznym.

3. Krajowy System e-Faktur

Trzeci temat to KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.

KSeF to system teleinformatyczny, który umożliwia generowanie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

Jego głównym celem jest centralizacja faktur — dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.

Wiele spółek i biur rachunkowych jest już na KSeF przygotowanych. Wiem jednak, że sporo podmiotów jeszcze nie jest — a są też tacy, którzy wciąż nie wiedzą, czym w ogóle jest cały ten KSeF.

Nie jestem specjalistką w tym zakresie, dlatego planuję zaprosić do podcastu eksperta i porozmawiać o KSeF bardziej szczegółowo.

Jeśli chodzi o terminy:
– od 1 lutego 2026 roku obowiązek KSeF obejmie duże spółki, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych,
– od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie wszystkie pozostałe spółki.

Ale uwaga — każda spółka z o.o. musi mieć dostęp do KSeF już od 1 lutego 2026 roku, ponieważ od tego dnia może otrzymywać faktury wystawione w tym systemie.

To, że obowiązek wystawiania faktur jeszcze Was nie dotyczy, nie oznacza, że nie będziecie zobowiązani do ich odbioru przez KSeF.

Co zatem zrobić?

Tak — jest już późno, ale nadal warto działać. Czytajcie, słuchajcie, korzystajcie z dostępnej, bezpłatnej wiedzy. Jeśli Wasza księgowość jeszcze nie poruszyła tego tematu, koniecznie o to zapytajcie i upewnijcie się, że biuro rachunkowe jest przygotowane na zmiany.

Przygotujcie się też organizacyjnie — tam, gdzie to konieczne, rozpiszcie procesy i procedury dotyczące wystawiania faktur, ich obiegu, korekt oraz nadawania uprawnień.

4. Zaległości w sprawozdaniach rocznych

Czwarta i ostatnia sprawa na dziś to zaległości w sprawozdaniach rocznych.

Mam na myśli zarówno sporządzanie sprawozdań finansowych, jak i ich składanie do KRS.

Często o tym mówię, piszę i przypominam, a mimo to jest to jeden z najczęstszych problemów w spółkach z o.o.

Niestety problem, który bywa nieświadomie bagatelizowany.

Pół biedy, jeśli członkowie zarządu obudzą się w porę i nadrobią zaległości.

Gorzej, gdy poza postępowaniem przymuszającym KRS prowadzone są już czynności związane z podejrzeniem popełnienia przestępstwa.

To nie jest przyjemna sytuacja.

Koniecznie posłuchajcie 25, 29 i 30 odcinka podcastu albo zajrzyjcie na bloga — tam ten temat omawiam bardzo szczegółowo.

***

To wszystko na dziś.

Dziękuję, że byliście ze mną w tym odcinku i że poświęciliście swój czas na odsłuch.

Jeśli ten odcinek był dla Was pomocny, przypomniał coś ważnego albo uporządkował tematy, które gdzieś odkładaliście na później — będzie mi bardzo miło, jeśli podzielicie się nim z innymi albo zostawicie ocenę lub komentarz na platformie, na której słuchacie podcastu.

***

Link do zapisu zainteresowanych ebookiem „Wynagrodzenia członków zarządu spółki z o.o. – praktyczny przewodnik dla spółek z o.o.”.

***