Doręczenia elektroniczne w spółce z o.o.

Dzisiaj krótko w temacie adresu do doręczeń elektronicznych w spółce z o.o.

W 2025 roku wchodzą w życie zmiany, które wpłyną nie tylko na zakres Waszych obowiązków, ale i na składanie wniosków do KRS. 

Jeśli chcecie wiedzieć, co Was czeka, to zapraszam do słuchania.

***

Dzień dobry, cześć!

Mówi do Was Aneta Kułakowska, radczyni prawna, blogerka i od niedawna podcasterka.

Słuchacie podcastu Projekt spółka z o.o., w którym prostym językiem i bez zbędnego prawniczenia opowiadam o spółce z o.o. 

Od kilkunastu lat wspieram prawnie spółki z o.o., zarządy tych spółek, wspólników, prokurentów, rady nadzorcze, obsługę księgową i biura zarządu.

Zapraszam Was do wysłuchania dwudziestego i jednocześnie ostatniego odcinka podcastu w 2024 roku.

***

#autopromocja

Zanim przejdę do tematu głównego, zabiorę Wam minutę na autopromocję.

Już wkrótce premiera mojego nowego produktu Praktycznego przewodnika po likwidacji spółki z o.o.

Praktyczny przewodnik będzie składał się z ebooka, który przeprowadzi Was przez likwidację spółki z o.o. krok po kroku.

Ebooka wspierać będą checklisty i wzory dokumentów. 

Jeśli interesuje Was temat likwidacji spółki z o.o. to już teraz zapiszcie się na listę osób zainteresowanych ebookiem. 

Będę Was informować o tym, co będzie w ebooku, jakie wzory i checklisty w nim znajdziecie, jakie bonusy planuję w trakcie premierowej sprzedaży, a przede wszystkim kiedy ebook trafi ostatecznie do sprzedaży i w jakiej cenie.

Pod nagraniem znajdziecie link do zapisów. 

Dziękuję za uwagę.

Zapis na listę zainteresowanych Praktycznym przewodnikiem po likwidacji spółki z o.o.

***

Teraz mogę przejść do tematu głównego dzisiejszego odcinka podcastu.

Z dniem 1 stycznia 2025 roku w życie wchodzą zmiany przepisów wprowadzające obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE).

Zmiany dotyczą również spółek z o.o.

Czym jest adres do doręczeń elektronicznych i czym się różni od zwykłego adresu mailowego spółki?

Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) to specjalny rodzaj adresu elektronicznego wprowadzony w ramach ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Ma on umożliwić oficjalną i formalną komunikację między obywatelami, przedsiębiorcami, a instytucjami publicznymi. A to oznacza, że w przyszłości (mam nadzieję, że niezbyt odległej) ma zastąpić korespondencję prowadzoną w formie papierowej. 

Adres do doręczeń elektronicznych nie zastępuje adresu mailowego, z którego korzystacie w codziennej komunikacji. 

Różni się od jednak od zwykłego adresu mailowego chociażby tym, iż jest oficjalnym narzędziem komunikacji i ma status równoważny z doręczeniem przesyłki listowej poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Ponadto adres do doręczeń elektronicznych jest zarejestrowany w specjalnym rejestrze w tzw. bazie adresów elektronicznych (BAE) prowadzonej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Adres do doręczeń elektronicznych ma być używany w komunikacji z urzędami, sądami czy przedsiębiorstwami, gdzie wymagane będzie zachowanie pewnej formalności i potwierdzenia doręczenia. 

Zatem adres do doręczeń elektronicznych to przede wszystkim narzędzie stworzone z myślą o oficjalnej, formalnej i bezpiecznej komunikacji dotychczas przyznawanej listom poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Z kolei zwykły adres mailowy to mniej oficjalne rozwiązanie do codziennej komunikacji.

Tyle tytułem wstępu i możemy przejść z tematem dalej.

Jeśli chodzi o spółki z o.o., obowiązują Was dwa terminy w zależności od tego czy spółka jest już zarejestrowana w KRS, czy dopiero będziecie ją rejestrować w KRS w 2025 roku.

Pierwszy termin 1 stycznia 2025 r. dotyczy spółek, które złożą wniosek o rejestrację w KRS od dnia 1 stycznia 2025 r.

One utworzą adres do doręczeń elektronicznych podczas rejestracji w KRS.

Z kolei spółki, które zarejestrowały się w KRS lub złożyły wniosek o rejestrację w KRS do końca 2024 roku muszą utworzyć adres do doręczeń elektronicznych do dnia 1 kwietnia 2025 r. i wpisać go do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Zatem Wasza spółka z o.o. musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych.

Jednak i nawet w tym przypadku macie pewien wybór.

Otóż możecie utworzyć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dostawcy niepublicznego.

Aktualnie dostawcą publicznym jest Poczta Polska.

Z kolei dostawcami niepublicznymi są:

• Asseco Data Systems S.A.
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Bez względu na wybór dostawcy usługi, adres wpisujecie do bazy adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. 

Jeśli chcecie wpisać adres spółki do doręczeń elektronicznych do bazy to w przypadku publicznego dostawcy nie musicie oddzielnie wnioskować o wpis do bazy.

Wystarczy, że aktywujecie utworzony adres a wpis do bazy nastąpi automatycznie. 

W przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy, wpis do bazy następuje na wniosek spółki.

Zwykle następować to będzie za pośrednictwem niepublicznego dostawcy.

W obu jednak przypadkach wpis do bazy możecie również uzyskać za pośrednictwem KRS podczas wpisu do KRS.

Wszelkich formalności związanych z utworzeniem adresu i wpisem do bazy dokonacie online.

W przypadku adresu u dostawcy publicznego na stronie www.biznes.gov.pl.

Z kolei, jeśli chodzi o dostawę niepublicznego wszelkie informacje znajdziecie poprzez strony internetowe tych dostawców.

Adres do doręczeń elektronicznych a KRS

Adres do doręczeń elektronicznych jest objęty wpisem do KRS i będzie widoczny na odpisie z KRS w dziale 1.

Zatem podczas składania wniosku o wpis spółki do KRS będziecie mieli możliwość utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych. A w przypadku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą do wpisu go do bazy adresów elektronicznych.

W przypadku rejestracji spółki w KRS będziecie wskazywać dane do utworzenia adresu, jeśli za pośrednictwem KRS chcecie taki adres utworzyć.

Za pośrednictwem KRS możecie utworzycie jedynie adres powiązany z publiczną usługą.

Jeśli na etapie składania wniosku do KRS posiadacie już adres do doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych, to wówczas załączacie do wniosku KRS oświadczenie o posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych wraz informację o aktualności danych wpisanych do bazy.

Jeśli nie chcecie adresu powiązanego z publiczną usługą, to załączacie do KRS oświadczenie o rezygnacji z publicznej usługi i wpisujecie do KRS adres do doręczeń elektronicznych od dostawcy niepublicznego. 

Do wniosku KRS dołączacie oświadczenie o adresie i aktualności danych wpisanych do bazy adresów elektronicznych w przypadku, kiedy te adres założyliście wcześniej i jest już wpisany do bazy.

Od razu zaznaczam, że na tym etapie nie wiem jeszcze, jak to będzie funkcjonować w praktyce.

Ale po wpisie adresu do bazy adresów elektronicznych powinien on pojawić się automatycznie również w KRS.

Przynajmniej takie jest założenie.

Doręczenia elektroniczne w spółce z o.o. – reasumując:

Wniosek o rejestrację spółki w KRS od 01.01.2025 

• składając wniosek o rejestrację spółki w KRS od dnia 1.01.2025 będziecie wskazywać dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych 
• jeśli posiadacie adres do doręczeń elektronicznych u dostawcy kwalifikowanego to za pośrednictwem KRS i podczas składania wniosku o rejestrację możecie wpisać adres do bazy adresów elektronicznych
• jeśli posiadacie adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych to do wniosku załączacie oświadczenie o posiadaniu adresu i aktualności danych wpisanych do bazy adresów elektronicznych.

Jeśli spółkę założyliście przed końcem 2024 to musicie utworzyć adres do doręczeń i do dnia 01.04.2025 wpisać go do bazy adresów elektronicznych.

Wniosek o wpis zmian w KRS od dnia 01.01.2025 

• do wniosku KRS o wpis zmian załączacie oświadczenie o posiadaniu adresu i aktualności danych wpisanych do bazy adresów elektronicznych

Jeśli nie posiadacie adresu do doręczeń elektronicznych

• składając wniosek w KRS wskazujecie dane do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych 
• jeśli posiadacie adres do doręczeń elektronicznych u dostawcy kwalifikowanego to za pośrednictwem KRS możecie wpisać adres do bazy adresów elektronicznych.

***

O adresie do doręczeń elektronicznych będę jeszcze mówić.

Zakładam, że na początku mogą pojawić się trudności.

Obiecuję jednak, że sprawdzę, przetestuję i dam Wam znać jak to działa w praktyce. 

***

To wszystko, co miałam do powiedzenia w tym odcinku. Dziękuję za jego wysłuchanie.

Jeśli macie ochotę sięgnąć po więcej moich treści to zajrzyjcie na stronę projektspolkazoo.pl.

Znajdziecie tam linki do moich blogów, mediów społecznościowych i do zapisu na newsletter, a także transkrypcje wszystkich odcinków podcastu oraz link do sklepu z ebookami, checklistami i wzorami dokumentów.

Do końca roku wszystkie produkty znajdziecie w niższych cenach. 

Zapraszam do subskrybowania kanału na youtubie, w ulubionych aplikacjach podcastowych i do słuchania kolejnych odcinków.

Mam do Was prośbę o ocenę podcastu i komentarze to pozwoli mi na rozwój podcastu i dotarcie do większej liczby osób. 

Wszystkie linki znajdziecie pod nagraniem.